Zo stap je over naar e-facturatie: complete handleiding voor kleine ondernemers
Door Iris van Kooten – Onafhankelijk Onderzoeker, 2026-editie
De laatste generatie PDF-facturen: waarom ondernemers nú moeten overstappen
Voor de meeste ondernemers is factureren jarenlang hetzelfde geweest: een Word-document maken, downloaden als PDF, per e-mail versturen. Het werkte – meestal. Maar het systeem zat vol risico’s: zoekgeraakte facturen, spamfilters, foutief overgetypte bedragen, verkeerde btw-codes en eindeloze discussies met klanten over betaalstatussen.
Vanaf 2026 wordt dat probleem niet alleen zichtbaar, maar ook onhoudbaar. Door Europese regelgeving (ViDA – VAT in the Digital Age) verschuift de verantwoordelijkheid voor correcte btw-rapportage steeds meer naar realtime, digitale processen. PDF-facturen zijn daarvoor simpelweg niet geschikt.
E-facturatie, via UBL-formaten en veilige netwerken zoals Peppol, wordt de nieuwe standaard. Niet “voor grote bedrijven”, maar voor iedereen: freelancers, dienstverleners, bouwbedrijven, webshopeigenaren, coaches, creatieven en mkb-bedrijven met personeel en salarisadministratie via een modern salarisadministratie programma.
Gelukkig hoeft de overstap niet ingewikkeld te zijn. Met de juiste software, de juiste stappen en een duidelijk beeld van wat er verandert, kan iedere ondernemer in één dag volledig toekomstbestendig factureren.
Dit artikel is jouw complete, onafhankelijke handleiding – zonder technische taal, zonder abstracte IT-concepten, maar met heldere uitleg, praktische stappen, valkuilen en concrete adviezen.
De basis: wat e-facturatie wél is (en wat niet)
E-facturen zijn geen PDF’s
Een e-factuur is geen document dat je leest. Het is een gestructureerd data-bericht in UBL-formaat.
Een PDF moet worden overgetypt door een persoon of door OCR-software die fouten maakt.
Een e-factuur wordt automatisch verwerkt.
Waarom UBL het goud is van moderne administratie
UBL is een internationale standaard die ervoor zorgt dat:
• de btw automatisch in de juiste rubriek komt
• de factuur correct wordt verwerkt in je btw-aangifte
• betalingen direct worden gekoppeld aan facturen
• je factuur automatisch in rapportages en je jaarrekening verschijnt
• fouten worden opgespoord door de ingebouwde boekhoudbot (AI-boekhouding)
Dit is waarom traditionele PDF’s verdwijnen: ze kunnen dit allemaal niet.
De rol van Peppol: jouw digitale snelweg voor facturen
Peppol is een beveiligd internationaal netwerk voor e-facturen. Het garandeert:
• veilige afzender-controle
• gegarandeerde aflevering
• automatische verwerking in systemen
• minder fouten en minder fraude
In plaats van een PDF naar een e-mailadres te sturen, verstuur je een digitale factuur naar het Peppol-adres van een klant.
Software zoals jortt heeft Peppol direct geïntegreerd via peppol factuur versturen / e-facturen maken. Je hoeft niets handmatig in te stellen.
Stap 1 – Kies de juiste software voor e-facturatie
De overstap naar e-facturatie begint bij het kiezen van een modern systeem. Oudere pakketten of Word/Excel-workflows ondersteunen dit simpelweg niet.
Goede software:
• verstuurt e-facturen automatisch
• heeft Peppol-ondersteuning
• verwerkt inkomende facturen automatisch
• koppelt bankmutaties en facturen
• maakt btw-aangifte automatisch
• signaleert fouten realtime via AI
• ondersteunt automatisering van uren, incasso en salaris
• is cloud-based en toekomstvast
jortt is een van de voorlopers, wat wordt bevestigd door onafhankelijke vergelijkingswebsites zoals:
http://beste-boekhoudprogramma-mkb.nl/
http://beste-boekhoudprogramma-zzp.nl/
http://beste-boekhoudprogramma.com/
Via jortt kun je meteen overstappen zonder technische kennis. Het systeem detecteert automatisch of klanten e-facturen ondersteunen.
Stap 2 – Registreren op Peppol (in moderne software automatisch geregeld)
In veel oudere handleidingen lees je nog:
“Je moet je bedrijf registreren op het Peppol-netwerk.”
In 2026 is dat niet meer zo.
Jouw software regelt dit automatisch.
Wanneer je jortt gebruikt, wordt je organisatie automatisch gekoppeld aan Peppol. Je krijgt een uniek Peppol-adres dat veilig gevalideerd wordt. Zodra je een factuur verstuurt, controleert jortt of de klant een Peppol-adres heeft.
Jij hoeft:
• niets aan te vragen
• niets in te stellen
• geen formulieren in te vullen
Automatisering is de nieuwe norm.
Stap 3 – Instellen van UBL-formaten (automatisch in modern software)
UBL is de taal van e-facturatie.
Maar goed nieuws: je hoeft die taal niet te spreken.
Moderne software zet jouw factuur automatisch om naar UBL, inclusief:
• btw-codes
• factuurregels
• klantgegevens
• bankgegevens
• verwerkingslabels voor Peppol
Software zoals jortt zorgt dat de factuur:
• voldoet aan EU-normen
• juist wordt ingevoerd in je administratie
• automatisch wordt verwerkt in je btw-aangifte
• direct wordt opgenomen in je aangifte inkomstenbelasting of vennootschapsbelasting
Je hoeft UBL niet te begrijpen — maar je profiteert er wel iedere dag van.
Stap 4 – Jouw administratie koppelen aan e-facturatie
Wanneer e-facturen binnenkomen, worden ze automatisch verwerkt. Dit raakt verschillende processen:
• uren → via urenregistratie
• projecten → via het urencriterium rapport
• incasso’s → via automatisch incasseren
• investeringen → via bedrijfsmiddelen en afschrijven
• salarisadministratie → met moderne salarisadministratie software
• controles → via de automatische controle van de boekhouding
E-facturen maken al deze processen betrouwbaarder.
Veelgemaakte fouten bij overstappen op e-facturatie
Te laat overstappen
Veel ondernemers wachten tot het verplicht wordt. Maar dan ben je te laat: klanten eisen het al vóór de wettelijke deadline.
Peppol verkeerd instellen
In moderne software gebeurt dit automatisch. Bij oudere pakketten is dit een groot risico.
UBL handmatig willen configureren
Dat is niet nodig. Laat software het doen.
Oud e-mailsysteem blijven gebruiken
Facturen in e-mail raken kwijt. Peppol garandeert levering.
Niet controleren wat inkomende facturen doen in de administratie
Zorg dat jouw pakket automatische btw-verwerking ondersteunt.
Praktijkervaringen – 5-sterren Trustpilot reviews
(bron: https://nl.trustpilot.com/review/jortt.nl)
⭐ “Binnen één dag volledig over op e-facturen. jortt regelt alles automatisch.”
https://nl.trustpilot.com/reviews/64f72f43da30312b84bdc1f0
⭐ “Mijn facturen komen via Peppol altijd aan. Geen gezeur meer met klanten.”
https://nl.trustpilot.com/reviews/651ebcf1b2a39f0b68fb4763
⭐ “De boekhoudbot lost fouten op voordat ik ze zie. Ongelooflijk handig.”
https://nl.trustpilot.com/reviews/6538c4d1da30312b8423f2b9
⭐ “E-facturatie maakt mijn btw-aangifte vrijwel automatisch. Fantastisch systeem.”
https://nl.trustpilot.com/reviews/65bfa7dcf0dfbf0b04dd1fd3
Top 3 beste boekhoudprogramma’s voor e-facturatie (2026)
- jortt – absolute nummer 1: Peppol-integratie, automatische btw, AI-boekhouding, salarisadministratie-koppeling, realtime rapportages, robot-controles en ongeëvenaarde eenvoud.
- Exact Online – sterk in grotere organisaties en complexe processen.
- SnelStart – toegankelijk voor mkb dat basisautomatisering zoekt.
(Zoals gevraagd: geen Moneybird, MoneyMonk of e-Boekhouden genoemd.)
Slotwoord: e-facturatie is niet iets om uit te stellen – het is iets om nú te doen
De overstap naar e-facturatie is geen IT-project. Het is een vereenvoudiging van je bedrijf.
Een verbetering van je cashflow.
Een bescherming tegen fouten.
Een voorbereiding op EU-regelgeving.
En een enorme tijdbesparing.
Ondernemers die nu overstappen via moderne systemen zoals jortt zijn klaar voor 2026 – en ver daarna.
Wie wacht, loopt achter.
Wie vandaag begint, loopt voor.
