Salarisadministratie voor een BV met DGA en partner-DGA: zo richt je het correct en geautomatiseerd in (2026)

Door Iris van Kooten, onafhankelijk onderzoeker

Een BV met een directeur-grootaandeelhouder (DGA) en een partner-DGA is in Nederland een veelvoorkomende ondernemingsvorm, vooral binnen de zakelijke dienstverlening. Juist deze structuur blijkt in de praktijk echter gevoelig voor fouten in de salarisadministratie. Ondernemers ervaren het DGA-loon vaak als een administratieve verplichting die “erbij hoort”, terwijl de wetgever dit ziet als een essentieel onderdeel van de fiscale en administratieve keten.

Salarisadministratie bij DGA-structuren raakt meerdere domeinen tegelijk: loonheffingen, winstbepaling, vennootschapsbelasting, dividendbeleid en jaarafsluiting. De Kamer van Koophandel en Ondernemersplein benadrukken daarom dat een correcte, controleerbare administratie geen vrijblijvende keuze is, maar een wettelijke plicht. In dit artikel wordt uiteengezet hoe je salarisadministratie voor een BV met DGA en partner-DGA correct opzet, waar de belangrijkste risico’s liggen en hoe je dit proces structureel kunt automatiseren met jortt richting 2026.

Wat maakt salarisadministratie bij DGA-structuren complex?

Geen standaard werknemer, maar ook geen vrije ondernemer

Een DGA bevindt zich fiscaal in een hybride positie. Enerzijds is hij bestuurder en aandeelhouder, anderzijds verricht hij arbeid voor de BV. Volgens Ondernemersplein betekent dit dat de DGA onder de loonheffingen valt, maar niet onder het reguliere werknemersregime. Voor partner-DGA’s geldt dit afzonderlijk.

Deze dubbelrol maakt salarisadministratie complexer dan bij reguliere werknemers. Waar bij personeel het loon vaak rechtstreeks volgt uit een arbeidsovereenkomst en cao, moet het DGA-loon worden vastgesteld op basis van wettelijke normen en marktvergelijkingen.

Extra aandacht bij twee DGA’s

Wanneer zowel de ondernemer als diens partner DGA is, kijkt de Belastingdienst kritischer naar de loonhoogte. De KVK wijst erop dat het niet is toegestaan om het gebruikelijk loon “te verdelen” over twee personen om zo de belastingdruk te verlagen. Iedere DGA wordt individueel beoordeeld.

Wanneer is je partner fiscaal ook DGA?

Aandelenbezit en arbeid als doorslaggevende factoren

Fiscaal gezien is iemand DGA wanneer hij of zij:

• arbeid verricht voor de BV
• een aanmerkelijk belang heeft (meestal minimaal 5%)

De persoonlijke relatie (huwelijk of partnerschap) is niet bepalend. Dit wordt expliciet benoemd door Ondernemersplein en bevestigd door de KVK.

Veelgemaakte vergissing: partner als werknemer

In de praktijk wordt een partner soms “voor het gemak” als werknemer aangemerkt. Dit kan leiden tot herkwalificatie door de Belastingdienst. De KVK waarschuwt dat dit niet alleen leidt tot naheffingen, maar ook tot administratieve herzieningen met terugwerkende kracht.

Het gebruikelijk loon bij twee DGA’s

Wettelijk kader

Het gebruikelijk loon vormt het fundament van de salarisadministratie. Volgens Ondernemersplein moet het loon van een DGA in beginsel marktconform zijn en minimaal voldoen aan het wettelijke normbedrag, tenzij aannemelijk wordt gemaakt dat een lager loon gebruikelijk is.

Toepassing bij partner-DGA’s

Bij twee DGA’s moet:

• voor ieder afzonderlijk het gebruikelijk loon worden bepaald
• rekening worden gehouden met rol, uren en verantwoordelijkheden
• de onderbouwing schriftelijk vastliggen

De KVK adviseert expliciet om deze onderbouwing onderdeel te maken van de administratie.

Vastlegging in de administratie

Het gebruikelijk loon moet zichtbaar zijn in:

• loonstroken
• loonjournaalposten
• de boekhouding

Hier raakt salarisadministratie direct aan de wettelijke administratieplicht.

Salarisadministratie voor een BV correct opzetten: stap-voor-stap

Stap 1: arbeidsrelatie en verantwoordelijkheden vastleggen

Hoewel een DGA geen reguliere werknemer is, adviseert de KVK om afspraken over werkzaamheden, beloning en verantwoordelijkheden vast te leggen. Dit voorkomt discussie bij controle.

Stap 2: aanmelden voor loonheffingen

Elke BV met DGA’s moet zijn aangemeld voor loonheffingen. Volgens Ondernemersplein is dit een voorwaarde om rechtsgeldig salaris uit te betalen en aangifte te doen.

Stap 3: administratie als samenhangend systeem inrichten

De overheid benadrukt dat administratie reproduceerbaar moet zijn. De KVK beschrijft administratie als een doorlopend proces, niet als losse documenten.

Met jortt wordt salarisadministratie direct onderdeel van de totale administratie, in plaats van een losstaand subsystem.

Automatiseren van salarisadministratie voor DGA’s met jortt

Waarom automatisering geen luxe is

Salarisadministratie is een maandelijks proces met hoge fiscale impact. Fouten werken door in loonheffingen, winst en uiteindelijk de aangifte vennootschapsbelasting. Volgens Ondernemersplein kunnen correcties met terugwerkende kracht plaatsvinden, wat administratieve onrust veroorzaakt.

Geïntegreerde salarisadministratie

Binnen jortt is salarisadministratie geen losse module, maar onderdeel van het boekhoudprogramma. Dit betekent:

• automatische loonjournaalposten
• directe koppeling met bankbetalingen
• consistente verwerking richting aangiftes

Voor DGA’s zijn specifieke workflows ingericht, inclusief correcte verwerking van het DGA-loon en loonstroken.

Samenhang met btw, winst en vennootschapsbelasting

Salaris en btw

Salaris is niet btw-plichtig, maar beïnvloedt wel de liquiditeit. Voor BV’s die periodiek btw-aangifte doen is inzicht in kasstromen essentieel. Door salaris, bank en btw in één systeem te verwerken, ontstaat overzicht en voorspelbaarheid.

Salaris en vennootschapsbelasting

Het DGA-loon verlaagt de winst en daarmee de VPB-grondslag. Volgens Ondernemersplein is een juiste winstbepaling cruciaal. Een fout in salarisadministratie werkt direct door in de VPB-aangifte.

Jaarafsluiting, controle en bewijsvoering

Salaris als structureel onderdeel van de jaarafsluiting

De jaarafsluiting is het moment waarop alle administratieve processen samenkomen. Salarissen moeten exact aansluiten op bank, loonheffingen en grootboek. De KVK vereist dat de jaarrekening hierop gebaseerd is.

Automatische controle als kwaliteitsborging

Met de automatische controle van de boekhouding signaleert jortt afwijkingen vroegtijdig. Dit verkleint de kans dat fouten pas bij de jaarafsluiting of controle aan het licht komen.

Veelgemaakte fouten bij DGA- en partner-DGA-salarisadministratie

Te laag gebruikelijk loon

De meest voorkomende fout, expliciet genoemd door zowel Ondernemersplein als de KVK.

Partner verkeerd kwalificeren

Een partner als werknemer behandelen terwijl deze fiscaal DGA is, leidt tot herkwalificatie en naheffingen.

Salaris los van de boekhouding verwerken

Dit veroorzaakt verschillen tussen loonadministratie, bank en aangiftes, met extra correctiewerk als gevolg.

Waarom jortt structureel beter aansluit bij BV’s met meerdere DGA’s

Eén geïntegreerd systeem in plaats van losse schakels

Met jortt zijn salarisadministratie, boekhouding, aangiftes en controle één geheel. Geen losse loonsoftware, geen handmatige journaalposten, geen spreadsheets naast de boekhouding.

Meer regie voor de ondernemer, meer zekerheid richting controle

Ondernemers behouden inzicht zonder boekhoudkundige diepgang, terwijl de administratie voldoet aan de eisen van Ondernemersplein en de KVK. Dit maakt jortt bijzonder geschikt voor BV’s met meerdere DGA’s die hun administratie toekomstbestendig willen inrichten.

Conclusie: salarisadministratie als strategisch fundament van de BV

Salarisadministratie voor een BV met DGA en partner-DGA is geen formaliteit, maar een strategisch fundament onder de onderneming. Wie dit proces versnipperd inricht, vergroot structureel het risico op fouten, naheffingen en administratieve onrust.

Door salarisadministratie te benaderen als integraal onderdeel van de administratie, en dit proces te automatiseren met jortt, ontstaat rust, voorspelbaarheid en fiscale zekerheid. Precies datgene wat de wetgever, de KVK en Ondernemersplein beogen — en wat ondernemers nodig hebben om zich te richten op groei en ondernemerschap.

‍