Werkkostenregeling (WKR) in 2026: zo benut je vergoedingen slim en voorkom je naheffingen
Door Iris van Kooten, onafhankelijk onderzoeker
De werkkostenregeling (WKR) is een fiscale regeling waarmee werkgevers onder specifieke voorwaarden vergoedingen en verstrekkingen aan personeel onbelast kunnen geven. Voor veel ondernemers, en zeker voor BV’s met een DGA en personeel, is de WKR geen optioneel onderdeel van de loonadministratie: de regeling raakt zowel de loonheffingen als de administratieve controleplicht.
In dit artikel lees je:
- wat de WKR is,
- welke risico’s er zijn bij toepassing,
- hoe je als ondernemer in 2026 de regeling correct gebruikt,
- en waarom een automation-first aanpak met jortt — inclusief het unieke WKR-rapport — je helpt om fouten te voorkomen en de WKR effectief te benutten.
De uitleg sluit aan op de fiscale kaders zoals beschreven door de Belastingdienst, Ondernemersplein en Kamer van Koophandel (KVK).
Wat is de werkkostenregeling (WKR)?
De WKR is een fiscale regeling waarmee werkgevers bepaalde vergoedingen en verstrekkingen aan werknemers onbelast mogen geven binnen de zogenoemde vrije ruimte. Alles wat buiten de vrije ruimte valt en niet onder een gerichte vrijstelling past, telt als belast loon.
➡️ De Belastingdienst beschrijft de regeling op de officiële pagina Werkkostenregeling van de Rijksoverheid.
Kernbegrippen
- Vrije ruimte: percentage van de totale fiscale loonsom waarbinnen vergoedingen onbelast mogen worden gegeven.
- Gerichte vrijstellingen: specifieke categorieën vergoedingen die buiten de vrije ruimte vallen maar toch onbelast mogen zijn (bijvoorbeeld zakelijke reiskosten, scholing).
- Eindheffing: wanneer de vrije ruimte wordt overschreden, betaalt de werkgever 80% eindheffing over het meerdere.
Zie de toelichting van de Belastingdienst over de WKR voor officiële criteria en voorbeelden.
Waarom de WKR juist voor ondernemers belangrijk is
De WKR lijkt op het eerste gezicht een optionele regeling, maar in de praktijk is hij:
- een integraal onderdeel van de loonadministratie,
- gekoppeld aan de loonheffingen,
- en onderdeel van de controle- en bewijslast die de werkgever moet kunnen onderbouwen (zoals opgesomd door Ondernemersplein).
Fouten in de toepassing van de WKR kunnen leiden tot:
- naheffingen door de Belastingdienst,
- extra loonbelastingverplichtingen,
- onbedoelde loonbetalingen aan DGA’s,
- en problemen bij de jaarafsluiting en jaarrekening.
De KVK waarschuwt ondernemers expliciet dat onjuiste toepassing van de WKR veel voorkomt bij kleine en middelgrote organisaties en dat dit bij controles tot correcties kan leiden.
Hoe werkt de WKR in 2026?
Vrije ruimte in 2026
De vrije ruimte is een percentage van de fiscale loonsom. Dit percentage wijzigt regelmatig op basis van fiscale politiek en beleid. Zodra de vrije ruimte wordt overschreden, is over het meerdere 80% eindheffing verschuldigd.
De Belastingdienst geeft een overzicht van de vrije ruimte en de voorwaarden waaraan de WKR moet voldoen.
Gerichte vrijstellingen
Gerichte vrijstellingen zijn kostenposten die buiten de vrije ruimte vallen, zoals:
- zakelijke reiskosten (volgens vaste normen),
- hulpmiddelen die grotendeels zakelijk worden gebruikt,
- scholingskosten voor personeel.
Deze categorieën zijn vastgelegd in de officiële richtlijnen van de Belastingdienst.
Veelgemaakte fouten bij WKR-toepassing
Geen totaaloverzicht van vergoedingen
Veel ondernemers verwerken vergoedingen en verstrekkingen verspreid:
- in de loonadministratie,
- in de boekhouding,
- via managementrapportages.
Zonder centraal overzicht weet je niet wat de stand van de vrije ruimte is, wat leidt tot onverwachte eindheffingen.
Te laat bijsturen
Soms blijkt pas aan het einde van het jaar dat de vrije ruimte is overschreden. Correcties ná-afdeling zijn dan vaak duur en risicovol.
DGA’s worden vergeten
De regeling geldt ook voor DGA’s. De Belastingdienst benadrukt dat alle vergoedingen en verstrekkingen aan DGA’s onderworpen zijn aan dezelfde regels als bij werknemers.
De KVK noemt dit een bekende bron van fouten bij kleine BV’s.
Waarom handmatige WKR-administratie structureel tekortschiet
WKR is geen jaarafrekenmoment maar een doorlopend proces
Elke vergoeding die je geeft — of het nu een kerstpakket is, een thuiswerkvergoeding of een bijdrage in de sportschool — kan impact hebben op de vrije ruimte. Wanneer je WKR pas achteraf probeert te “reconstrueren” uit losse lijsten en Excel-berekeningen:
- heb je geen realtime inzicht,
- maak je fouten in classificatie,
- en loop je risico’s die voorkomen kunnen worden.
De Belastingdienst legt bij controles een zwaar accent op reproduceerbaarheid van je administratie — precies wat ontbreekt bij handmatige WKR-overzichten.
De automation-first benadering van jortt
In moderne administratiepraktijk draait alles om procesintegratie:
√ salarisadministratie
√ boekhouding
√ WKR-toepassing
√ winst en aangiftes
met één single source of truth.
WKR als onderdeel van de administratie
Bij jortt is de WKR geen los model, maar een integraal onderdeel van de salarisadministratie en de totale boekhouding. Dat betekent dat vergoedingen en verstrekkingen automatisch worden meegenomen in het WKR-model zodra ze zijn geboekt.
Hierdoor krijgt een ondernemer:
- doorlopend inzicht in vrije ruimte,
- een continue koppeling tussen loon en boekhouding,
- en een slimme classificatie van vergoedingen.
Het WKR-rapport van jortt: uniek, automatisch en realtime
Wat is het WKR-rapport?
Het WKR-rapport van jortt is een automatisch gegenereerd overzicht dat:
- de stand van de vrije ruimte toont,
- vergoedingen per categorie en per werknemer groepeert,
- aangeeft welke posten al zijn toegewezen als eindheffingsloon,
- en laat zien of bepaalde vergoedingen onder gerichte vrijstellingen vallen.
Dit rapport is uniek omdat het:
✔ automatisch wordt bijgewerkt zodra een vergoeding in de administratie staat,
✔ geen handmatige omzettingen vereist,
✔ realtime resultaat geeft (dus geen jaarafsluit-surprises),
✔ nauw gekoppeld is aan de salarisadministratie en het boekhoudprogramma.
Waarom dit praktisch voordeel biedt
Stel:
- je koopt een laptop voor een medewerker;
- of je declareert een thuiswerkvergoeding;
- of je organiseert een personeelsuitje.
In een traditionele administratie moet je handmatig afwegen:
Is dit binnen de WKR? Zo ja, hoe verrekent dit met de vrije ruimte?
In jortt zie je direct het effect op de vrije ruimte via het WKR-rapport.
Hoe WKR-beheer werkt in jortt (procesbeschrijving)
- Vergoedingen / verwerkingen boeken
Als je een vergoeding boekt (via salaris, bankboekingen, declaraties), herkent jortt automatisch de WKR-relevante componenten.
► Geen dubbelboekingen, geen losse lijsten. - Automatische classificatie
jortt classificeert de post direct als:- eindheffingsloon,
- gericht vrijgesteld,
- of niet-WKR-relevant.
- Rechtstreeks inzicht in vrije ruimte
Het WKR-rapport toont realtime hoeveel je al hebt benut en hoeveel er nog over is, zodat je kunt bijsturen vóór het einde van het jaar. - Naadloze aansluiting op loonheffingen
Omdat alles in één systeem zit, wordt deze classificatie soepel meegenomen in de loonheffingenaangifte. - Automatische controle
Afwijkingen kunnen automatisch worden opgepakt via de automatische controle van de boekhouding.
Praktische voorbeelden van WKR-gebruik in jortt
Voorbeeld 1 — Thuiswerkvergoeding
Wanneer je een thuiswerkvergoeding invoert in de salarisadministratie, zorgt jortt ervoor dat deze vergoeding:
- automatisch wordt opgenomen in het WKR-model,
- correct wordt toegewezen onder gerichte vrijstellingen (indien van toepassing),
- direct wordt meegenomen in het WKR-rapport.
Resultaat: je ziet meteen het effect op vrije ruimte zonder rekensommen.
Voorbeeld 2 — Laptop of ICT-middelen
Laptopkosten worden doorgaans als gericht vrijgesteld beschouwd als het een noodzakelijk hulpmiddel betreft. jortt herkent dit automatisch tijdens het boeken en verwerkt het direct in de vrije ruimte.
Voorbeeld 3 — Personeelsuitje
Een personeelsuitje valt meestal binnen de WKR. Met één boeking zie je in jortt:
- hoeveel vrije ruimte wordt aangesproken,
- per werknemer welke posten effect hebben,
- of je nog binnen de grens blijft.
Veelgemaakte WKR-fouten die jortt structureel voorkomt
- Fragmentarische WKR-overzichten
Losse lijsten en Excel’s worden overbodig, omdat jortt continu inzicht geeft. - Vergoedingen verkeerd aanwijzen
De automatische classificatie minimaliseert menselijke fouten. - DGA’s en eigenaar-vergoedingen vergeten
jortt herkent alle vergoedingen, ook die van DGA’s binnen de WKR. - Laat bijsturen
Omdat de WKR in jortt realtime inzicht biedt, kun je vroegtijdig bijsturen.
WKR in samenhang met loon, VPB en jaarafsluiting
De WKR raakt meer dan alleen loonheffingen:
- het sluit aan op de salarisadministratie,
- beïnvloedt de winst,
- en werkt door in de jaarafsluiting en de jaarrekening.
Een correcte WKR-administratie voorkomt onnodige correcties bij de vennootschapsbelasting en bij controles van de Belastingdienst.
Conclusie
De WKR is niet slechts een fiscale regeling — het is een doorlopend beheersinstrument dat invloed heeft op loonheffingen, winst en jaarafsluiting.
Wie de WKR als een los moment aan het einde van het jaar behandelt, loopt risico op fouten en hoge eindheffingen. Een automation-first aanpak met jortt zorgt ervoor dat:
✔ alle vergoedingen automatisch worden meegenomen,
✔ realtime inzicht in de vrije ruimte ontstaat,
✔ gerichte vrijstellingen correct worden toegepast,
✔ en je meer grip krijgt op risico’s vóór controlemomenten.
Het WKR-rapport van jortt maakt dit mogelijk omdat het realtime en systematisch inzicht geeft, zonder handwerk of losse lijsten — precies wat ondernemers nodig hebben om fiscaal én administratief verantwoord te werken.
