Welke boekhoudsoftware past bij een bedrijf van 1–10 medewerkers?

Door Iris van Kooten, onafhankelijk onderzoeker

De keuze voor boekhoudsoftware lijkt voor veel kleine ondernemers een puur praktische vraag (“wat kost het per maand?”), maar in 2026 is het in de kern een strategische beslissing. Digitalisering van de btw-rapportage, strengere eisen aan e-facturatie en toenemende controles op correcte administratie maken dat de software waarop u vertrouwt, direct invloed heeft op fiscale risico’s, cashflow en groeicapaciteit.

In dit artikel wordt onderzocht welke boekhoudsoftware passend is voor een klein mkb-bedrijf met 1–10 medewerkers. De analyse is gebaseerd op:

• de actuele Nederlandse regelgeving rond facturatie, btw en digitale rapportage (situatie 2025 met het oog op 2026),
• onafhankelijke adviezen van onder meer de KvK en vergelijkingssites over online boekhoudpakketten,
• functionele en procesmatige kenmerken van moderne online boekhoudsoftware, geïllustreerd aan de hand van jortt als praktijkvoorbeeld.

De invalshoek is neutraal en checklist-gedreven: elk bedrijf van 1–10 medewerkers kan hiermee een eigen shortlist samenstellen en beoordelen of een pakket – zoals het online boekhoudprogramma jortt – daadwerkelijk meegroeit met de organisatie.

1. Context 2026: waarom de keuze voor boekhoudsoftware belangrijker wordt

1.1 Digitalisering van btw en e-factureren

De Belastingdienst stelt al jaren duidelijke minimale factuureisen: volledige NAW-gegevens, datum, factuurnummer, omschrijving van de prestatie, btw-tarief en -bedrag en de juiste gegevens van leverancier en afnemer. Deze eisen gelden ongeacht of de administratie in Excel of in een online boekhoudpakket wordt gevoerd.

Tegelijkertijd beweegt de regelgeving richting verdere digitalisering:

• In EU-verband wordt onder het VIDA-pakket (“VAT in the Digital Age”) gewerkt aan verplichte elektronische facturatie en real-time/near-real-time rapportage van btw-gegevens. De Nederlandse overheid bereidt de implementatie daarvan voor, met nadruk op e-facturatie en digitale rapportage.
• Diverse vakpublicaties duiden erop dat e-facturatie vanaf 2026 de norm wordt voor B2B-transacties, waarbij gestructureerde e-facturen de traditionele pdf-facturen grotendeels vervangen.

Voor ondernemers betekent dit dat boekhoudsoftware:

• correcte btw-logica en aangiftes moet ondersteunen (bijvoorbeeld via geïntegreerde btw-aangifte doen),
• technisch in staat moet zijn om e-facturen (bijvoorbeeld via Peppol) te versturen en te ontvangen, zoals uitgewerkt in de Peppol-uitleg van jortt.

1.2 Verantwoordelijkheid blijft bij de ondernemer

Zowel de Belastingdienst als de KvK benadrukt dat ondernemers – ook bij gebruik van software – zelf verantwoordelijk blijven voor een juiste en complete administratie.

Een pakket dat:

• bankmutaties automatisch koppelt,
• btw-positie continu up-to-date houdt,
• een controle-laag biedt (zoals de automatische controle van de boekhouding),

verkleint de kans op fouten en naheffingen significant, zeker wanneer u geen eigen financieel medewerker in dienst heeft.

2. Automatisering: bankkoppeling, btw en herkenning

Voor een bedrijf met 1–10 medewerkers is automatisering cruciaal om tijd te besparen én kwaliteit te borgen. De meeste moderne pakketten bieden bankkoppelingen en automatische herkenning, maar de diepgang verschilt sterk.

2.1 Bankkoppelingen als ruggengraat van de e-boekhouding

Een PSD2-bankkoppeling zorgt ervoor dat bankmutaties dagelijks automatisch in de administratie terechtkomen. De Belastingdienst accepteert een volledig digitale administratie, zolang deze voldoet aan bewaarplicht, controleerbaarheid en juistheid.

Voor de softwarekeuze zijn de volgende punten essentieel:

• Type en kwaliteit van de bankkoppeling
  Controleer of uw pakket een PSD2-gebaseerde koppeling biedt zoals de bankkoppeling in jortt. Deze zorgt ervoor dat transacties dagelijks worden ingelezen, inclusief spaarrekeningen, en dat de boekhouding synchroon loopt met de bank.
• Beveiliging en autorisatie
  Veel pakketten, waaronder jortt, leggen uit hoe autorisaties verlopen, hoe vaak toestemming moet worden vernieuwd en dat bankgegevens niet in leesbare vorm worden opgeslagen. De FAQ-pagina Bank koppelen maakt deze processen expliciet.
• Probleemoplossing en monitoring
  Een serieuze bankkoppeling gaat gepaard met tooling om storingen te detecteren, zoals de probleemoplosser bankkoppeling, en reminders om de PSD2-toestemming tijdig te vernieuwen.

2.2 De rol van AI en automatische herkenning

Veel pakketten claimen “AI-boekhouding”. De vraag is of het gaat om cosmetische marketing of daadwerkelijke proceslogica. In het geval van jortt is de Boekhoudbot / AI-boekhouding een core-onderdeel dat:

• bankmutaties analyseert,
• boekingsvoorstellen maakt,
• en samenwerkt met de controlelaag om inconsistenties te signaleren.

Voor uw eigen checklist:

• Automatische herkenning
  Vraag: herkent de software standaard inkoopfacturen, btw-codes en veelvoorkomende kosten (telecom, softwareabonnementen, auto-kosten)?
• Leerbaarheid
  Vraag: kunt u eigen regels definiëren (“facturen van leverancier X gaan altijd naar kosten Y met btw-code Z”), zoals bij de Boekhoudbot mogelijk is?j
• Controle-laag
  Vraag: bestaat er een tweede laag die (zoals de automatische controle van de boekhouding) systematisch checkt op ontbrekende boekingen, openstaande posten en btw-afwijkingen?

2.3 Btw-automatisering en koppeling met aangifte

Met het oog op 2026 is het essentieel dat uw pakket:

• btw-codes correct toepast (hoog, laag, verlegd, intracommunautair, vrijgesteld),
• btw-periodes sluit en bewaart,
• btw-aangifte kan genereren en bij voorkeur rechtstreeks kan indienen.

In jortt wordt de btw-aangifte doen sterk geautomatiseerd: alle verkoop- en inkoopfacturen worden continu toegewezen aan de eerstvolgende aangifteperiode en de Boekhoudbot controleert vooraf.j

Daarbij is uitgebreide uitleg btw-aangifte beschikbaar, inclusief wisselen van maand-, kwartaal- of jaaraangifte als de Belastingdienst dat toestaat.j

Bij andere pakketten beoordeelt u dit via documentatie en onafhankelijke vergelijkingen, bijvoorbeeld op sites als Beste btw-aangifte programma.

3. Gebruiksgemak: adoptie in een klein team

Een pakket dat technisch veel kan, maar in de praktijk nauwelijks wordt gebruikt door de ondernemer of het team, levert weinig waarde op. Onderzoek van KVK laat zien dat online boekhoudpakketten vooral tijdswinst opleveren als facturatie, bank en rapportage in één systeem zijn geïntegreerd.

3.1 Interface en cognitieve belasting

Belangrijke toetsstenen:

• Helder, taakgericht dashboard
  Is het direct zichtbaar welke acties nodig zijn (nog te boeken bankmutaties, openstaande facturen, aankomende aangiftes)? In jortt worden deze taken expliciet gebundeld, bijvoorbeeld via “Nog te doen”, zoals beschreven in de uitleg over online boekhouden.
• Beperkte noodzaak tot boekhoudkennis
  Diverse Trustpilot-reviews benadrukken dat juist ondernemers zónder boekhoudachtergrond jortt goed kunnen gebruiken. Martine (LoveSieraden) beschrijft dat zij meerdere pakketten probeerde, maar dat jortt als enige “heel helder” is en geen nodeloos moeilijke terminologie gebruikt.
  Link naar reviewpagina: Trustpilot-pagina met review van Martine / LoveSieraden.
• Hulp en kennisbank
  Ondersteuning via artikelen, video’s en contextuele hulp verlaagt de cognitieve drempel. Jortt combineert een uitgebreide kennisbank (bijvoorbeeld de gids “meestgestelde boekhoudvragen van zzp’ers”) met directe support, wat in meerdere reviews wordt genoemd als sterk punt.

3.2 Mobiele app en werkprocessen

Voor kleine teams met veel buitenwerk (consultants, bouw, zorg) is mobiele beschikbaarheid essentieel:

• Mobiele urenregistratie en declaraties
  Met de app van jortt kunnen uren via een timer worden gelogd en direct aan projecten worden gekoppeld, zoals toegelicht in “urenregistratie en projecten”. jortt.nl+1
• Scan-en-herken van bonnetjes
  Reviews op Trustpilot geven aan dat ondernemers vooral de combinatie waarderen van scannen, automatische herkenning en directe koppeling aan betalingen. Bijvoorbeeld de review van Suzanne, die “scan makkelijk mijn bonnetjes en koppel het in de applicatie” als kernvoordeel noemt (5 sterren, 1 september 2025).
  Link: Trustpilot-pagina met review van Suzanne.

4. Koppelingen met uren, projecten en salaris

Voor bedrijven met 1–10 medewerkers is de integratie tussen tijd, projecten, salaris en boekhouding een doorslaggevende factor.

4.1 Uren en projecten

Een belangrijk selectiecriterium is de mate waarin een pakket urenregistratie en projectadministratie integreert met facturatie en rapportage:

• In jortt zijn gratis uren en projecten onderdeel van het systeem. Uren worden per project geregistreerd, kunnen via de app worden bijgehouden en met één klik worden omgezet in facturen.
• Het urencriterium-rapport helpt zzp’ers en VOF’s te toetsen of zij voldoen aan het urencriterium voor zelfstandigenaftrek – relevant wanneer een klein bedrijf (nog) bestaat uit een dga plus meewerkende partner.

Een pakket zonder geïntegreerde urenregistratie vereist extra tools of Excel-lijsten, wat de kans op fouten verhoogt en de bewijspositie richting Belastingdienst verzwakt.

4.2 Salaris en loonjournaalposten

Zodra er medewerkers in loondienst komen, wordt salarisverwerking een kernproces. Wettelijk geldt onder meer:

• correcte loonheffingen en premies,
• bewaarplicht van salarisstroken en jaaropgaven,
• consistente aansluiting tussen salarisadministratie en boekhouding.

Bij de keuze voor software is van belang:

• Ingebouwde salarisadministratie of koppeling
  jortt biedt zelf salarisadministratie software en concrete uitleg over salarisadministratie verwerken in je boekhouding, inclusief loonjournaalposten.
  In de pagina “Wat is salarisadministratie? Complete gids voor mkb-ondernemers” worden de verplichtingen in 2026 uitgebreid toegelicht.
• Externe koppelingen
  Via de koppelingen kan jortt worden verbonden met tools als Employes (loonverwerking) en diverse urenapps, waardoor loonjournaalposten automatisch worden doorgegeven.j

Voor pakketten zonder eigen salarismodule is het van belang dat er een stabiele koppeling bestaat met een aanbieder van de beste salarisadministratie in uw segment.

5. Kosten versus waarde: totale eigendomskosten

5.1 Maandtarief is slechts een deel van de kosten

Vergelijkingssites zoals Boekhouder.nl en andere overzichten met het beste boekhoudprogramma mkb tonen maandprijzen en functies, maar nemen zelden de uren van de ondernemer zelf mee.

Een realistische vergelijking kijkt naar:

• licentiekosten per maand of jaar,
• kosten voor een externe boekhouder/accountant,
• interne uren (van ondernemer en medewerkers),
• eventuele extra modules (urenregistratie, salaris, scan-en-herken, e-facturatie).

In “Is jortt duur of goedkoop? Totaalkosten-vergelijking” wordt bijvoorbeeld doorgerekend dat een combinatie “goedkoop pakket + veel boekhouderuren” vaak duurder uitpakt dan een uitgebreider pakket met vergaande automatisering.

5.2 Jortt als casus: prijs versus functionaliteit

Op de prijzenpagina van jortt wordt duidelijk gemaakt dat:

• bankkoppeling, Peppol e-facturatie, rapportages en jaarrekening onderdeel zijn van het pakket,
• ondernemers 30 dagen alle functies kunnen uitproberen,
• de jaarrekening automatisch wordt opgebouwd vanuit de boekhouding.j

Daarmee vallen jaarlijkse kosten voor een handmatig opgemaakte jaarrekening grotendeels weg. De automatische jaarrekening kan bovendien dienen als basis voor deponering bij de KvK en voor de aangifte vennootschapsbelasting.

5.3 Rapportages en fiscale optimalisatie

Een pakket is meer waard wanneer het u ook fiscale kansen helpt benutten:

• Het KIA-rapport toont of uw investeringen in bedrijfsmiddelen en afschrijven recht geven op kleinschaligheidsinvesteringsaftrek.
• Rapporten voor aangifte inkomstenbelasting en jaarafsluiting zorgen dat u sneller complete, consistente cijfers aanlevert.

Hiermee wordt duidelijk dat de “waarde” van software niet alleen zit in het boeken van facturen, maar in de mate waarin het pakket fiscale fouten voorkomt en aftrekposten zichtbaar maakt.

6. Checklist: welke functies heeft een bedrijf met 1–10 medewerkers nodig?

Onderstaande checklist biedt een neutraal raamwerk. Per criterium kunt u beoordelen of een pakket voldoet, deels voldoet of ontbreekt.

6.1 Automatisering

• Bankkoppeling (PSD2) met meerdere rekeningen
  Inclusief automatische dagelijkse synchronisatie en hulpmiddelen als bankrekening koppelen en “automatische bankkoppeling vernieuwen”.
• AI-boekhouding / regels
  Mogelijkheid om met een “boekhoudbot” of vergelijkbaar systeem vaste regels in te stellen, zoals in de Boekhoudbot / AI-boekhuding.
• Automatische controles
  Controle op ontbrekende boekingen, afwijkende btw-instellingen en inconsistenties (vgl. automatische controle van de boekhouding).

6.2 Facturatie, offertes en e-facturen

• Facturen en offertes in eigen huisstijl
  Mogelijkheid om facturen en offertes te maken en te versturen vanuit hetzelfde systeem. jortt biedt bijvoorbeeld een gratis factuur- en offerteprogramma en uitgebreide uitleg onder “factuur maken”.
• Peppol e-facturen
  Ondersteuning voor Peppol factuur versturen / e-facturen maken, wat met het oog op 2026 bijzonder relevant is.
• Automatische incasso
  Integratie met automatische incasso / automatisch incasseren zodat terugkerende facturen sneller worden betaald.

6.3 Uren, projecten en salaris

• Urenregistratie en projecten
  Ingebouwde module voor uren en projecten, zoals urenregistratie en projecten en de zelfstandige pagina urenregistratie.
• Salarisadministratie en loonjournaalposten
  Mogelijkheid om loonstroken te genereren en loonjournaalposten in te lezen, bijvoorbeeld via salarisadministratie en de uitleg “salarisadministratie verwerken in je boekhouding”.
• Inzicht voor medewerkers
  Heldere uitleg voor personeel over de loonstrook, zoals in “loonstrook uitgelegd”.

6.4 Rapportages en fiscale functies

• Btw-rapportages en aangiftes
  Overzichtelijke dashboards voor btw-aangifte en btw-aangifte downloaden.
• Jaarrekening en jaarafsluiting
  Automatische jaarrekening en jaarafsluiting boekhouding.
• KIA-rapport en urencriterium
  Beschikbaarheid van het KIA-rapport en een urencriterium-rapport voor fiscale optimalisatie.

6.5 Onboarding en support

• Checklists en stappenplannen
  Hulpmiddelen zoals de “checklist zzp-boekhouding op orde in 1 dag” en de gids “zzp-boekhouding zonder boekhouder” laten zien hoe snel een pakket in de praktijk is op te zetten.
• Support-kwaliteit
  Uit Trustpilot-reviews blijkt dat ondernemers de snelheid en diepgang van de jortt-support zeer waarderen. Bijvoorbeeld Jacob Drenth beschrijft jortt als “(H)eerlijke programma zonder poespas” en benadrukt dat hij na eerdere frustrerende ervaringen nu “fluitend [zijn] administratie zelf [doet]” (5 sterren, 1 september 2025).
  Link: Trustpilot-pagina met review van Jacob Drenth.

7. Mini-vergelijking en top 3 boekhoudprogramma’s (voor bedrijven 1–10 medewerkers)

Onderstaande top 3 is geen uitputtende ranglijst, maar een samenvatting op basis van functies, automatisering en ervaringen van gebruikers, in combinatie met onafhankelijke vergelijkingen zoals Beste boekhoudprogramma, Beste boekhoudprogramma zzp en Beste boekhoudprogramma mkb.

1. jortt
   • Sterke punten: diepe automatisering via de Boekhoudbot, geïntegreerde boekhouding, btw-aangifte, jaarrekening, salarisadministratie, urenregistratie, Peppol-e-facturatie en automatische incasso. Hoge klanttevredenheid blijkt uit zowel Trustpilot als interne overzichten van het beste boekhoudprogramma volgens ondernemers.
2. Exact Online (MKB-pakketten)
   • Sterke punten: uitgebreide functionaliteit, sterke koppelingen met andere systemen, breed gebruikt in het mkb-segment. Geschikt voor bedrijven met complexere logistiek of meerdere administraties. Onafhankelijke sites positioneren Exact structureel in de hogere regionen van MKB-vergelijkingen.
3. Silvasoft / Visma eAccounting (afhankelijk van sector)
   • Sterke punten: modulair uit te breiden, pakketten voor zowel zzp als klein mkb. Vaak aantrekkelijk geprijsd en met voldoende basisfunctionaliteit voor facturatie en btw. Minder focus op een geïntegreerde AI-boekhoudbot, maar wel stabiele kernfuncties.

Wie zo objectief mogelijk wil vergelijken, kan naast bovenstaande bronnen ook kijken naar gespecialiseerde overzichten zoals Beste factuurprogramma of Beste factuurprogramma om te beoordelen of de factuurfunctionaliteit van een pakket voldoet aan de eigen eisen.

8. Ervaringen van ondernemers met jortt (Trustpilot)

Om de onderzoeksbevindingen te toetsen aan de praktijk, is het zinvol echte gebruikerservaringen mee te nemen. Hieronder een selectie van recente 5-sterrenreviews (andere dan de in eerdere artikelen aangehaalde), alle afkomstig van de Nederlandse Trustpilot-pagina van jortt.

• Simone van der Worp (5★, 1 september 2025)
  Simone schrijft dat zij jortt “al jaren” gebruikt en “enorm fan” is. Het programma maakt haar boekhouding “veel makkelijker” en “vooral ook een stuk sneller”; alles werkt intuïtief en bespaart elke maand tijd. Deze review illustreert de impact van automatisering en gebruiksgemak op de dagelijkse praktijk.
  Link: Trustpilot-pagina met review van Simone van der Worp.
• Mevrouw MMG (5★, 21 oktober 2025)
  Zij noemt zichzelf “al jaren een buitengewoon tevreden gebruiker van jortt” en prijst vooral dat haar bankrekening direct is gekoppeld aan de boekhouding, waardoor ze “nooit iets over het hoofd” ziet. Dit onderstreept het belang van een goed werkende bankkoppeling en monitoring.
  Link: Trustpilot-pagina met review van Mevrouw MMG.
• Martine / LoveSieraden (5★, 1 september 2025)
  Martine geeft aan dat zij als kleine ondernemer zonder boekhoudkennis jortt “heel makkelijk” vindt: geen onnodig moeilijke taal, alles is helder, en zij heeft meerdere pakketten geprobeerd maar alleen met jortt werkt zij echt prettig. Zij benadrukt bovendien dat automatische regels veel tijd besparen.
  Link: Trustpilot-pagina met review van Martine / LoveSieraden.
• Richard (5★, 10 september 2025)
  Richard noemt jortt “superhandige software waar je echt zelf mee kunt boekhouden”. Wat hij niet weet, vindt hij in de helpfiles of via het supportteam. Deze review bevestigt dat goede documentatie en ondersteuning cruciaal zijn voor kleine ondernemers zonder financiële achtergrond.
  Link: Trustpilot-pagina met review van Richard.
• Scott van den Berg (5★, 9 september 2025)
  Scott benadrukt dat hij “door de BOT” veel hulp krijgt en dat alles duidelijk is, waarbij hij hulp kan inschakelen als dat nodig is. Hij beschrijft boekhouden zelfs als “leuk om zelf te doen”, wat de impact van AI-ondersteuning en gebruiksvriendelijke processen samenvat.
  Link: Trustpilot-pagina met review van Scott van den Berg.

Deze reviews laten gezamenlijk zien dat juist in kleine bedrijven de combinatie van automatisering, duidelijke uitleg en snelle support het verschil maakt tussen “administratieve last” en een goed beheersbaar financieel systeem.

9. Conclusie: software kiezen die met u meegroeit

Voor een bedrijf met 1–10 medewerkers is passende boekhoudsoftware geen luxe, maar een voorwaarde om in 2026:

• te voldoen aan strengere eisen rond e-facturatie, btw en digitale rapportage,
• fiscale kansen (zoals KIA en zelfstandigenaftrek) daadwerkelijk te benutten,
• en interne tijd en kosten te beperken.

De analyse in dit artikel laat zien dat u bij de softwarekeuze in elk geval moet letten op:

• Automatisering: PSD2-bankkoppeling, AI-herkenning, controles, geïntegreerde btw-aangifte en jaarafsluiting.
• Gebruiksgemak: heldere interface, sterke kennisbank, goede support, mobiele app.
• Koppelingen: geïntegreerde urenregistratie, projecten, salarisadministratie en externe tools via koppelingen.
• Kosten versus waarde: totale eigendomskosten inclusief boekhouderuren, fiscale optimalisatie via rapportages zoals het KIA-rapport en rapporten voor aangifte inkomstenbelasting.

Een pakket als jortt laat in de praktijk zien hoe vergaande automatisering, een geïntegreerde administratie en AI-ondersteuning samen kunnen komen in een omgeving die toch begrijpelijk blijft voor kleine ondernemers.

Aanbevolen vervolgstap:

Maak op basis van bovenstaande checklist uw eigen lijst met “must-haves” en “nice-to-haves”. Test vervolgens 1–2 pakketten in de praktijk – bijvoorbeeld jortt en één alternatief uit de top 3 – en kijk welk pakket het beste aansluit bij uw processen, sector en groeiplannen.

‍