Door Iris van Kooten, onafhankelijk onderzoeker
De belofte van een gratis of goedkoop boekhoudprogramma klinkt aantrekkelijk. De directe kosten zijn laag en daarmee lijkt de keuze rationeel. Vanuit economisch en administratief perspectief is deze afweging echter vaak onvolledig. In de praktijk blijkt “gratis boekhouden” regelmatig te leiden tot hogere indirecte kosten, zoals tijdverlies, correcties, fiscale risico’s en afhankelijkheid van externe controle.
Boekhouden is geen losse handeling, maar een samenhangend systeem van gegevensverwerking dat moet voldoen aan wettelijke randvoorwaarden zoals btw-wetgeving, factuureisen, bewaarplicht en correcte jaarafsluiting. Wie deze keten slechts gedeeltelijk automatiseert, verplaatst de kosten van software naar arbeid en risico.
In dit artikel wordt daarom gewerkt met een Total Cost of Ownership-benadering: softwarekosten plus tijdkosten, herstelkosten en kosten van externe hulp. Waar relevant wordt jortt gebruikt als voorbeeld van een geïntegreerd boekhoudprogramma dat administratie, controle en fiscale output samenbrengt in één systeem.
Wat je krijgt met een gratis of goedkoop boekhoudprogramma
Veel gratis of lage-instap boekhoudpakketten bieden een beperkte kernfunctionaliteit: facturen maken, transacties invoeren en een eenvoudig overzicht van inkomsten en uitgaven. Deze tools zijn functioneel, maar meestal niet ontworpen als een end-to-end systeem dat de volledige administratie ondersteunt.
Dit verschil wordt pas zichtbaar zodra de complexiteit toeneemt: btw-aangiften, correcties, investeringen, loonverwerking of de jaarafsluiting. Waar een geïntegreerd systeem processen verbindt, laten goedkope oplossingen deze stappen vaak los van elkaar bestaan.
Beperkte functies: facturen en basisadministratie
Een basispakket laat ondernemers facturen genereren, maar de kwaliteit zit in de aansluiting op wetgeving en vervolgprocessen. Sluit het factuurproces automatisch aan op btw-regels? Worden betalingen herkend en gekoppeld? En werkt de factuurstroom logisch door naar de boekhouding?
In een ketenbenadering is “factuur opmaken” slechts één stap. Daarom is het relevant dat facturatie direct samenhangt met boekingen en rapportages, zoals bij factuur maken in jortt en de bijbehorende uitleg over factureren. Voor ondernemers die ook hun commerciële proces willen structureren, vormt offerte maken de logische voorkant van dezelfde administratieve keten.
Geen tot weinig automatisering
Automatisering is geen luxe, maar een vorm van risicobeheersing. In goedkope boekhoudprogramma’s ontbreken vaak automatische bankkoppelingen, herkenning van transacties en ingebouwde controles vóór aangifte.
Het gevolg is dat de ondernemer zelf fungeert als interne controleur. Dat maakt terugkerende handelingen – boeken, matchen, controleren – structureel tijdrovend en foutgevoelig.
In jortt is automatisering expliciet gekoppeld aan controle. Praktische bouwstenen hiervan zijn onder meer bankkoppeling boekhouding, de boekhoudbot / AI-boekhouding en automatische controle van de boekhouding, waarmee fouten zichtbaar worden vóórdat ze fiscale gevolgen krijgen.
Werkt vaak vooral handmatig (Excel, import/export)
Wanneer systemen onvoldoende integreren, wordt Excel het vangnet. Data worden geïmporteerd, gecorrigeerd, geëxporteerd en later opnieuw verklaard. Dit creëert structurele kosten:
- Transactiekosten: tijd voor hercodering en controle
- Bewijslastkosten: extra werk om achteraf te onderbouwen waarom cijfers correct zijn
Juist bij strikte bewaarplicht en factuureisen vergroot dit de kans op fouten en herstelwerk.
De verborgen kosten van goedkoop boekhouden
De kosten van goedkoop boekhouden verdwijnen niet; ze verschuiven. In plaats van softwarekosten ontstaan kosten in tijd, fouten en externe expertise.
Tijdsverlies: handmatig boeken kost uren
Ondernemersuren zijn schaars. Elke uur besteed aan handmatig boeken kan niet worden ingezet voor klantwerk, acquisitie of productontwikkeling. Wanneer maandelijkse administratie en kwartaal-btw meerdere uren vergen, overstijgt dit vaak ruimschoots het prijsverschil tussen gratis en betaald.
Tijdverlies ontstaat bovendien door losse subsystemen: uren, projecten, facturen en bank. Door deze te integreren, neemt herhaalwerk af. Daarom zijn urenregistratie en projecten geen “extra’s”, maar essentieel voor een sluitende administratie. Voor fiscale toetsing kan een urencriterium rapport voorkomen dat bewijs achteraf moet worden gereconstrueerd.
Fouten en risico’s bij btw- en jaarafsluiting
Fouten in btw-administratie of jaarwerk hebben juridische en financiële gevolgen. Onjuiste rubricering, ontbrekende documentatie of gemiste correcties kunnen leiden tot naheffingen, boetes en extra controles.
Een systeem dat de btw-keten expliciet ondersteunt, verlaagt dit risico. In jortt is de route naar btw-aangifte geïntegreerd met controle en rapportage, waarna de jaarafsluiting en de jaarrekening logisch aansluiten. Voor investeringen is bedrijfsmiddelen en afschrijven cruciaal, ondersteund door het KIA-rapport.
Snellere afhankelijkheid van een boekhouder
Wanneer software geen ingebouwde controle biedt, ontstaat een vaste kostenpost: externe controle. Boekhouders besteden dan eerst tijd aan opruimen in plaats van adviseren.
Daarom zijn overdraagbaarheid en transparantie essentieel. Functionaliteiten zoals auditfile exporteren en boekhouding exporteren zijn geen bijzaak, maar onderdeel van risicobeheersing.
Conclusie: gratis ≠ goedkoop
Total Cost of Ownership
Een eerlijke vergelijking tussen boekhoudprogramma’s vraagt om drie componenten:
- Softwarekosten
- Tijdkosten
- Externe kosten
Pas wanneer deze samen worden beoordeeld, ontstaat een valide economische afweging. Wie deze vergelijking wil maken, kan beginnen bij de prijsopbouw van jortt, maar moet deze altijd aanvullen met interne uren en herstelkosten.
Waarom investeren in automatisering rationeel is
Automatisering betekent investeren in proceskwaliteit: minder handwerk, minder fouten en voorspelbare output. Voor ondernemers is het rationeel om te sturen op de volledige keten: van brondata naar factuur, betaling, aangifte en jaarwerk.
Drie automatiseringspunten blijken daarbij doorslaggevend:
- Factuurstandaardisatie, bijvoorbeeld via Peppol e-facturen
- Cashflow-automatisering, zoals automatische incasso
- Salaris- en personeelslogica, via salarisadministratie
