Veelgemaakte fouten bij e-facturatie en hoe je ze voorkomt

Door Iris van Kooten — Onafhankelijk Onderzoeker (2026)

Inleiding: waarom fouten in e-facturatie structurele economische kosten veroorzaken

De overgang van PDF-facturen naar e-facturen lijkt voor veel ondernemers een technisch detail, maar vanuit economisch en administratief perspectief vertegenwoordigt deze transitie een fundamentele verandering in de manier waarop financiële gegevens worden uitgewisseld, gevalideerd en verwerkt. E-facturatie via Peppol is ontworpen om transacties reproduceerbaar, controleerbaar en machine-leesbaar te maken, en om daarmee de administratieve last te verlagen en de betrouwbaarheid van financiële rapportages te vergroten.

Toch blijkt uit meerdere Europese onderzoeken dat een aanzienlijk deel van de fouten niet voortkomt uit het systeem zelf, maar uit onjuist gebruik, foutieve instellingen, ontbrekende validatie en misinterpretaties van de onderliggende UBL-structuur. Deze fouten vertalen zich direct in:

• foutieve btw-posities;
• vertragingen in betalingsprocessen;
• dubbele boekingen;
• incorrecte jaarcijfers;
• compliance-schendingen binnen ViDA-normering;
• risico’s bij belastingcontroles.

Dit artikel analyseert deze fouten systematisch, inclusief hun onderliggende oorzaken, en beschrijft tevens hoe moderne boekhoudsystemen zoals jortt deze risico’s kunnen mitigeren dankzij automatisering, datavalidatie, koppelingen met Peppol en geïntegreerde fiscale controles.

Verkeerde UBL-formaten: structurele inconsistentie als bron van foutieve factuurverwerking

De rol van UBL binnen Europese e-facturatie

UBL (Universal Business Language) is een XML-gebaseerde standaard die factuurgegevens structureert zodat machines deze zonder menselijke interpretatie kunnen verwerken. Binnen Peppol-netwerken is UBL het verplichte formaat voor grensoverschrijdende e-facturatie en voor alle B2G-transacties. Vanaf 2026 wordt dit tevens de dominante norm binnen de B2B-markt onder ViDA-wetgeving.

Wanneer ondernemers UBL-bestanden genereren die afwijken van de standaard — bijvoorbeeld door:

• ontbrekende verplichte tags;
• onjuiste datavelden;
• ongeldige btw-codes;
• inconsistenties in adresvelden;
• onjuiste referenties naar eerdere documenten;

kan een factuur technisch wel worden verstuurd, maar niet worden ingelezen. Dit leidt tot uitzonderingen, foutmeldingen en administratieve vertragingen.

Economische impact van verkeerde UBL-formaten

Foutieve UBL-structuren veroorzaken een kettingreactie:

1. e-facturen worden niet automatisch verwerkt in de boekhouding;
2. betalingen worden vertraagd omdat klanten de factuur niet herkennen;
3. rapportages zoals de btw-aangifte bevatten onvolledige gegevens;
4. administrateurs moeten handmatig corrigeren, wat het risico op menselijke fouten verhoogt;
5. inconsistenties in jaarcijfers beïnvloeden de jaarrekening en daarmee financiële besluitvorming.

Tools zoals de AI-boekhoudbot minimaliseren dit risico door UBL-bestanden vooraf te valideren en inconsistenties automatisch te detecteren.

Onjuiste bedrijfsgegevens: structurele fouten in identificatie en compliance

De rol van correcte gegevens binnen Peppol

Voor een e-factuur geldt dat niet het document, maar de data bepalend is voor rechtsgeldigheid. Dat betekent dat:

• KvK-nummers;
• btw-nummers;
• adresgegevens;
• IBAN-nummers;
• Peppol-ID’s;

altijd exact moeten overeenkomen met de administratieve werkelijkheid.

Ondernemers maken structureel fouten zoals:

• het vermelden van oude bedrijfsadressen;
• het opnemen van privé-IBAN-nummers in zakelijke facturen;
• verkeerde btw-identificatienummers bij internationale B2B-transacties;
• het ontbreken van correcte dga-informatie binnen salarisadministratie voor interne facturatieprocessen.

Impact van onjuiste gegevens

Foutieve bedrijfsgegevens leiden tot:

• afwijzing van facturen binnen Peppol-netwerken;
• onjuiste btw-berekeningen;
• vertragingen in betaling;
• risico’s bij belastingcontroles.

Voor kleine ondernemers vormt dit een disproportioneel risico, omdat foutieve gegevens bij de inkomstenbelasting en vennootschapsbelasting tot terugvorderingen of boetes kunnen leiden.

Dubbele facturen: een structureel probleem binnen zowel interne als externe workflows

Waarom dubbele facturen ontstaan

Dubbele facturatie treedt op onder drie structurele condities:

1. Parallelle systemen
   Wanneer ondernemers zowel PDF-facturen als e-facturen versturen, worden dezelfde gegevens meermaals aangeboden.
2. Handmatige correcties
   Een factuur die als e-factuur is verstuurd maar niet wordt herkend, wordt door ondernemers vaak opnieuw als PDF verzonden, wat leidt tot dubbele administratieve inschrijvingen.
3. Betaalplatformen die facturen dupliceren
   Platformen zoals Shopify, WooCommerce of Mollie genereren soms automatisch facturen die niet overeenkomen met de gegevens in het boekhoudpakket.

Hoe systemen zoals jortt dit oplossen

Binnen jortt worden dubbele e-facturen gedetecteerd via:

• matching van unieke factuurnummers;
• analyse van UBL-dossiers;
• betalingsherkomstcontrole via bankkoppeling;
• AI-vergelijking met eerdere facturen.

Wanneer een duplicaat wordt gedetecteerd, wordt het niet opnieuw geboekt. Dit voorkomt verstoringen in:

• de btw-positie;
• het kia-rapport;
• de jaarafsluiting.

Verkeerde koppelingen of providers: een structurele foutbron binnen e-facturatieketens

De complexiteit van koppelingen

Veel ondernemers maken gebruik van koppelingen met:

• webshopsoftware;
• kassasystemen;
• ERP-modules;
• betaalproviders;
• administratieve pakketten.

Wanneer één schakel niet correct is geconfigureerd, ontstaan structurele foutmeldingen zoals:

• facturen zonder btw-componenten;
• onjuiste valuta-instellingen;
• incorrecte verzendkosten;
• niet-herkende UBL-velden.

De keuze voor een betrouwbare provider

Providers verschillen sterk in kwaliteit. Fouten komen vaak voor bij:

• goedkopere providers die niet volledig Peppol-gecertificeerd zijn;
• koppelingen die UBL-velden strippen;
• platforms die PDF-facturen converteren in plaats van UBL-facturen genereren.

Wie werkt met een gecertificeerde oplossing zoals jortt, dat native e-facturatie ondersteunt, elimineert vrijwel alle systeemfouten. De koppeling met Peppol werkt consistent samen met:

• urenregistratie
• automatische incasso
• bedrijfsmiddelen en afschrijvingen

Externe bronnen die ondernemers raadplegen bij e-facturatiekeuzes

De volgende onafhankelijke vergelijkingssites bieden context bij softwarekeuzes en zijn relevant binnen dit onderwerp:

• http://beste-boekhoudprogramma-mkb.nl/ – vergelijking voor mkb
• http://beste-boekhoudprogramma-zzp.nl/ – vergelijking voor zzp
• http://beste-factuurprogramma.nl/ – vergelijking van factuursoftware

Deze bronnen bevestigen dat e-facturatie de structurele standaard wordt binnen administratieve processen.

Trustpilot-ervaringen

⭐ “E-facturen worden direct geboekt en gevalideerd. Geen fouten meer in btw of factuurnummers.”
https://nl.trustpilot.com/reviews/6513fccef5f9f6cefc1b9f83

⭐ “De koppeling met Peppol werkt foutloos. Ik verstuur nooit meer een dubbele factuur.”
https://nl.trustpilot.com/reviews/653a0ff7da30312b84249514

⭐ “AI-controles van jortt vinden fouten die ik zelf niet zag. Enorm betrouwbaar.”
https://nl.trustpilot.com/reviews/6506b9d275c7f5346463c2de

⭐ “Het systeem corrigeert automatisch administratieve fouten. Dit bespaart uren per maand.”
https://nl.trustpilot.com/reviews/64ee7f89da30312b84644e0b

Top 3 beste boekhoudprogramma’s voor foutloze e-facturatie (2026)

1. jortt — geavanceerde automatisering, Peppol-native, AI-validatie, robuuste fiscale integratie.
   
2. Exact Online — sterk in ERP-koppelingen en internationale compliance.
3. SnelStart — degelijk voor mkb met aanvullende e-facturatietools.

Conclusie: fouten in e-facturatie zijn structureel, maar volledig voorkombaar met de juiste systemen

Uit onderzoek blijkt dat de meeste fouten ontstaan door menselijke input, incorrecte koppelingen of foutieve UBL-structuren. Moderne systemen zoals jortt reduceren deze risico’s vrijwel tot nul door:

• automatische validatie van gegevens;
• Peppol-native verwerking;
• AI-detectie van inconsistenties;
• integratie met bank, uren, incasso, afschrijvingen en fiscale rapportages.

E-facturatie vormt daarmee niet alleen een technische modernisering, maar een fundamentele verbetering van administratieve betrouwbaarheid, fiscale compliance en economische efficiëntie.

‍