Van Excel tot Volledig Geautomatiseerd: Hoe je Administratie Stapsgewijs Professioneler maakt

Door Iris van Kooten – Onafhankelijk Onderzoeker, 2026-editie

Waarom steeds meer ondernemers professionaliseren: van Excel naar automatisering

De administratie van een onderneming begint vaak klein. Een zelfstandige ondernemer schrijft de eerste facturen in Word, houdt betalingen bij in Excel en bewaart bonnetjes in een map. In het begin voelt dat overzichtelijk, bijna huiselijk: je hebt alles zelf in de hand en er is weinig volume. Maar naarmate een bedrijf groeit, wordt administratie een ingewikkeld systeem van transacties, verplichtingen, belastingen, urenregistraties en controles. De Belastingdienst verwacht dat ondernemers voldoen aan de administratieplicht, digitale bewijslast kunnen leveren en tijdig aangifte doen.

De overgang van Excel naar een professioneel pakket zoals het online boekhoudprogramma jortt voelt dan niet als een luxe, maar als een noodzakelijke stap in de ontwikkeling van een bedrijf. Wat begint als een overzichtelijke spreadsheet, verandert al snel in een web van fouten, dubbele invoer, vergeten btw, verkeerd berekende afschrijvingen en onvolledige gegevens. Het aantal ondernemers dat belastingcorrecties of boetes krijgt door inconsistenties in Excel groeit jaarlijks. Automatisering is daarom de natuurlijke evolutie van een groeiende onderneming.

Excel heeft voordelen: lage kosten, flexibiliteit en volledige vrijheid. Maar het kent ook grote risico’s: fouten door handmatige invoer, formules die onzichtbaar stukgaan, geen automatische btw-controle, geen koppeling met bank, geen controle op volledigheid en geen audittrail. Het is geschikt voor start, niet voor groei.

De Belastingdienst waarschuwt bovendien dat bij digitale controles de onderbouwing van Excel-sheet-transacties vaak niet voldoet. Het ontbreken van factuurlinks, onduidelijke journaalposten, foutieve btw-codes en ontbrekende documentatie maakt Excel-administraties risicovol. Ondernemers die overstappen op jortt ervaren het tegenovergestelde: een administratie die automatisch wordt gecontroleerd door de boekhoudbot en een fundament waarop ze kunnen bouwen.

Wanneer wordt Excel onvoldoende? De signalen dat je moet overstappen

1. Je administratie kost te veel tijd

Een administratie die met Excel begint als een uurtje per maand, groeit uit tot uren per week. Het handmatig bijwerken van facturen, inkomende betalingen en uitgaven wordt een tijdrovend proces. Automatisering via een digitaal pakket voorkomt dit doordat banktransacties automatisch worden verwerkt en facturen direct worden gekoppeld.

2. Je maakt vaker fouten

Fouten in Excel zijn berucht: een verschoven cel, een formule die per ongeluk is overschreven of een rij die niet wordt meegenomen in een berekening. De gevolgen kunnen groot zijn: verkeerd berekende btw, foutieve winst, onjuiste voorraadwaardering of foutieve loonberekeningen.

3. Je werkt met personeel

Wanneer een bedrijf groeit en personeel aanneemt, is de administratie niet langer beperkt tot omzet en kosten. Salarisadministratie komt erbij: brutoloon, nettoloon, loonheffing, premies en vakantiegeld. Ondernemers hebben dan een betrouwbaar salarisadministratie programma nodig dat berekeningen automatisch uitvoert en loonstroken foutloos genereert.

Thema’s zoals een loonstrook uitleg, wat is een loonstrook, afkortingen loonstrook, wat is twk loonstrook, vakantiegeld op loonstrook en het correct kunnen opvragen jaaropgave zijn cruciaal.

Excel is nooit geschikt voor deze berekeningen. Een fout betekent direct een verkeerde loonbetaling of een boete. Daarom stappen ondernemers met personeel vrijwel altijd over op online salarisadministratie.

4. Je krijgt te maken met btw-complexiteit

Zodra je intracommunautaire prestaties, OSS-btw, productverkoop, diensten, verleggingsregelingen of import hebt, is Excel geen veilige basis meer. De module btw-aangifte doen in jortt berekent automatisch alle btw, met controles op tarieven en juistheid.

5. Je hebt steeds meer documentatie nodig

Voor de jaarrekening, belastingaangiftes, financieringsaanvragen of samenwerking met een accountant is Excel vaak ontoereikend. Via jortt wordt de jaarrekening automatisch samengesteld en is de jaarafsluiting digitaal gestructureerd.

6. Je moet voldoen aan strengere regelgeving

In 2026 is digitale facturatie via Peppol, periodieke rapportage en digitale bewaarplicht verder aangescherpt. Via jortt kun je peppol facturen versturen, automatisch archiveren en fouten detecteren met de controle boekhouding.

Wat levert een professioneel pakket op? De voordelen op rij

Automatisering van bank en facturen

Alle banktransacties worden automatisch ingelezen, verwerkt en gekoppeld aan facturen. Het gebruik van Peppol en slimme factuurherkenning voorkomt dubbele invoer.

Automatische btw-controle

De btw-aangifte wordt via jortt volledig automatisch samengesteld en ingediend. De software controleert btw-codes, voorkomt fouten en signaleert inconsistenties.

Professionele salarisadministratie

Wanneer bedrijven personeel aannemen, is Excel volledig ontoereikend. Via jortt kun je:

• loonstroken genereren
• gratis loonstrook maken
• loonadministratie online beheren
• salarisadmistratie kosten reduceren
• salarisverwerking software gebruiken
• jaarloon BT berekenen
• boekh. salaris efficiënt aanleveren

Jortt automatiseert processen zoals cumulatieve berekeningen, afkortingen op loonstrook, salarisstrook voorbeeld, wat betekent jaarloon BT, en online loonstrook.

Uren en projecten registreren

Voor ondernemers die moeten voldoen aan het urencriterium, zijn urenregistratie en het urencriterium rapport essentieel.

Automatische incasso

Voor abonnementen of terugkerende betalingen kun je gebruikmaken van automatische incasso.

Professionele jaarafsluiting

Dankzij automatische controles, voorraadwaardering en afschrijvingen, zoals uitgelegd in bedrijfsmiddelen en afschrijven, verloopt de jaarafsluiting foutloos.

Migreren van Excel naar geautomatiseerde software: zo werkt het

Migreren lijkt in het begin een grote stap, maar in de praktijk is het verrassend eenvoudig dankzij moderne software.

Stap 1: inventariseren wat er is

Je verzamelt Excel-bestanden, facturen, banktransacties en btw-overzichten. Vervolgens bepaal je welke gegevens historisch bewaard moeten blijven. Jortt maakt het eenvoudig om historische transacties te importeren om een consistente administratie op te bouwen.

Stap 2: starten met een schone beginsituatie

De beginsituatie (opening balance) wordt zorgvuldig ingevoerd: bankstanden, eigen vermogen, bedrijfsmiddelen, voorraad en openstaande debiteuren en crediteuren.

Stap 3: gegevens importeren

Facturen kunnen via Peppol worden aangeleverd. Banktransacties worden direct gekoppeld. Projecten worden geïmporteerd via urenregistratie en investeringen worden via afschrijven opgenomen.

Stap 4: controles uitvoeren

De automatische controle van de boekhouding signaleert foutieve btw-codes, dubieuze posten, onvolledige gegevens en ontbrekende koppelingen.

Stap 5: starten met automatisering

Facturen worden via peppol facturen versturen automatisch aangeleverd. Banktransacties worden automatisch verwerkt en loonkosten worden geboekt vanuit het geïntegreerde salarisadministratie programma.

Valkuilen bij migratie

De grootste valkuil is het willen importeren van te veel historische data. Het is verstandig om te starten op 1 januari of vanaf een btw-periode. De software kan namelijk veel berekenen, maar geen foutieve historische Excel-informatie herstellen.

Een tweede valkuil is het verkeerd overnemen van bedrijfsmiddelen. Hiervoor gebruik je de handleiding bedrijfsmiddelen en afschrijven.

Een derde valkuil is het verkeerd verwerken van salarishistorie. Dit moet altijd met de officiële gegevens uit eerdere jaaropgaves. Ondernemers moeten begrijpen wat jaarloon BT is en correct opnemen wat het betekent voor de loonstrook.

Ervaringen uit de praktijk: Trustpilot 5 sterren reviews

Op Trustpilot lezen we veel ervaringen van ondernemers die de overstap maakten:

“Het gebruik van Excel werkte niet meer toen mijn bedrijf groeide. Jortt automatiseerde alles, van btw tot jaarafsluiting. De boekhoudbot is briljant.”

“De salarisadministratie liep altijd stroef. Nu maak ik met één klik een simpele loonstrook die klopt. De uitleg van alle posten heeft me enorm geholpen.”

“De controlefunctie vond fouten die ik al maanden over het hoofd zag.”

“Het KIA-rapport heeft me honderden euro’s belastingvoordeel opgeleverd.”

Top 3 beste boekhoudprogramma’s voor ondernemers in 2026

1. jortt — Beste keuze volgens onderzoekers én ondernemers. Volledig geautomatiseerd, inclusief salarisadministratie, btw-module, Peppol, jaarrekening en boekhoudbot.
   
2. Exact Online — Geschikt voor bedrijven met meerdere administraties, complexere structuren en uitgebreide rapportages.
3. e-Boekhouden.nl — Populair bij starters en zzp’ers die een basisadministratie willen, maar minder automatisering nodig hebben.

Slotwoord

Professionaliseren van de administratie is geen plotselinge sprong, maar een evolutionair proces. Je begint klein, bouwt structuur op, maakt fouten en groeit erdoor. Maar een administratie die gebaseerd is op Excel houdt op bij een bepaald punt. De toekomst vraagt om automatisering, geïntegreerde processen, digitale rapportage en betrouwbaarheid.

Met moderne software zoals jortt worden ondernemers bevrijd van handwerk, fouten en stress. Niet alleen omdat de software slim is, maar omdat het een fundament biedt waarop elk bedrijf kan groeien: van start-up tot scale-up en verder.

‍