Stap-voor-stap: Een Balans, Winst- en Verliesrekening én Kasstroomoverzicht opstellen (met voorbeelden voor mkb en zzp)

Door Iris van Kooten – Onafhankelijk onderzoeker, editie 2026

Inleiding

Financiële rapportages vormen het fundament van elke onderneming, groot of klein. Of je nu zzp’er bent, een kleine webshop runt of een dienstverlenend mkb-bedrijf hebt, er komt altijd een moment waarop je een balans, een winst- en verliesrekening en een kasstroomoverzicht moet opstellen. Veel ondernemers ervaren deze documenten als ingewikkeld, terwijl ze in werkelijkheid vooral een verhaal vertellen: het verhaal van je bedrijf. De balans laat zien wat je bezit en hoe dat gefinancierd is; de winst- en verliesrekening toont wat je hebt verdiend en uitgegeven in een bepaalde periode; het kasstroomoverzicht laat zien hoe geld daadwerkelijk door je onderneming stroomt. Wie deze drie overzichten begrijpt, begrijpt de gezondheid van zijn bedrijf.

In dit artikel neem ik je mee door alle drie de overzichten. Ik leg uit wat ze betekenen, hoe je ze opstelt, welke termen je moet kennen, en hoe ze in de praktijk werken. Ik gebruik voorbeelden uit verschillende sectoren zodat de materie herkenbaar wordt: een kleine dienstverlener, een zelfstandige zonder personeel, een beginnende webshop en een mkb-onderneming met personeel en dus een actieve salarisadministratie. Waar het logisch aansluit, verwijs ik naar verdiepende uitlegpagina’s over onderwerpen zoals bedrijfsmiddelen, afschrijvingen, factureren via Peppol, urenregistratie, jaarafsluiting en btw-aangifte. Daarnaast gebruik ik echte Trustpilot-reviews, opgenomen als volledig citaat, zodat het artikel een genuanceerd beeld geeft van ervaringen met moderne boekhoudsoftware zoals jortt.

Wat is een balans?

Een balans is een momentopname van je onderneming. De balans vertelt wat je op een bepaald moment bezit, en hoe je die bezittingen hebt gefinancierd. Wanneer een balans wordt opgesteld aan het eind van het jaar, vormt hij doorgaans het uitgangspunt voor de fiscale verplichtingen zoals de aangifte inkomstenbelasting bij zzp’ers, of de aangifte vennootschapsbelasting bij bv’s. De balans is opgedeeld in twee delen: activa en passiva. Activa beschrijven je bezittingen, zoals liquide middelen op de bank, inventaris, openstaande facturen (debiteuren), voorraden en langdurige investeringen. Passiva beschrijven hoe je deze bezittingen hebt gefinancierd, via schulden, eigen vermogen, leningen of leverancierskrediet.

Een balans moet altijd in evenwicht zijn: activa moeten exact gelijk zijn aan passiva. Dit is een wiskundige wet die voortkomt uit het feit dat alles wat je bezit ergens vandaan moet komen. Wanneer je een laptop koopt, verschijnt die laptop op de activakant. Misschien heb je hem betaald vanuit je bankrekening; dan daalt je liquide middelen aan de activakant. Heb je hem op rekening gekocht, dan stijgt je schuld aan de passivakant. Wanneer je investeringen doet die je langer dan een jaar gebruikt, moet je deze verwerken volgens de richtlijnen voor bedrijfsmiddelen en afschrijven.

Veel ondernemers vergeten dat ook de salarisadministratie een rol speelt in de balans. Wanneer een medewerker aan het werk is geweest maar de loonbetaling nog niet heeft plaatsgevonden, staat zijn brutoloon als schuld in de loonverplichtingen. Dit komt vaak voor rond de jaarrekening. Tools voor online salarisadministratie verwerken deze posten automatisch, wat enorm helpt om fouten te voorkomen.

Wat is een winst- en verliesrekening?

De winst- en verliesrekening (ook wel resultatenrekening genoemd) toont niet een momentopname, maar de financiële prestaties over een periode: een maand, een kwartaal of een jaar. Dit overzicht laat zien welke omzet je hebt gerealiseerd en welke kosten je hebt gemaakt om tot een winst of verlies te komen. Voor zzp’ers vormt de winst- en verliesrekening een directe bron van informatie voor de aangifte inkomstenbelasting, terwijl mkb-bedrijven deze gegevens gebruiken voor de jaarrekening en fiscale rapportages.

In de winst- en verliesrekening staat de omzet bovenaan: de inkomsten uit geleverde diensten of verkochte producten. Daaronder staan de directe kosten, zoals inkoopkosten bij een webshop of materialen bij een bouwbedrijf. Daarna volgen algemene kosten zoals verzekeringen, abonnementen, huisvesting en software. Ook afschrijvingen worden opgenomen in dit overzicht. Een afschrijving is een jaarlijkse kostenpost die de waardevermindering van een investering weergeeft. Moderne boekhoudprogramma’s zoals jortt berekenen deze automatisch en verwerken ze tegelijkertijd in de balans én de winst- en verliesrekening.

Voor bedrijven met personeel spelen ook de loonkosten een grote rol. De loonkosten bestaan uit het brutoloon, werkgeverspremies, reserveringen voor vakantiegeld en eventuele pensioenpremies. Deze bedragen worden weergegeven op basis van de gegevens uit de salarisadministratie, waar je ook alle informatie vindt over zaken zoals de loonstrook, de betekenis van afkortingen op een loonstrook, cumulatieve bedragen en TWK-correcties. Voor veel ondernemers zijn loonkosten een van de grootste uitgavencategorieën, waardoor een foutloze verwerking essentieel is.

Wat is een kasstroomoverzicht?

Een kasstroomoverzicht verschilt wezenlijk van de winst- en verliesrekening. Waar de resultatenrekening de economische winst laat zien, toont het kasstroomoverzicht de daadwerkelijke beweging van geld. Ondernemers kunnen winstgevend lijken terwijl ze in werkelijkheid te weinig liquiditeit hebben. Wanneer klanten laat betalen, btw-betalingen opeens hoog uitvallen of grote investeringen worden gedaan, kan het gebeuren dat een bedrijf weinig geld op de bank heeft ondanks een positief resultaat. Daarom is het kasstroomoverzicht minstens zo belangrijk als de winst- en verliesrekening.

Een kasstroomoverzicht wordt ingedeeld in drie categorieën: kasstromen uit operationele activiteiten, uit investeringsactiviteiten en uit financieringsactiviteiten. Operationele activiteiten omvatten de dagelijkse zakelijke bewegingen: betalingen door klanten, betalingen aan leveranciers, salarissen, huur en abonnementen. Investeringsactiviteiten hebben betrekking op de aankoop of verkoop van bedrijfsmiddelen. Financieringsactiviteiten omvatten leningen, aflossingen en uitkeringen naar jezelf of aandeelhouders. Software zoals de boekhoudbot helpt ondernemers bij het automatisch genereren van deze overzichten en waarschuwt voor inconsistenties via de ingebouwde automatische controle van de boekhouding.

Voorbereiding voor het opstellen van je financiële overzichten

Voor het opstellen van een balans, resultatenrekening en kasstroomoverzicht heb je alle administratieve gegevens nodig van de betreffende periode. Denk aan banktransacties, facturen, bonnen, investeringen, urenregistratie en salarismutaties. Bij een goede administratie worden deze gegevens het hele jaar door bijgehouden, bij voorkeur via een modern boekhoudprogramma dat transacties automatisch verwerkt en koppelingen aanbiedt met banken, facturatiesystemen en urenregistratie. Voor facturatie binnen professionele netwerken is het raadzaam om gebruik te maken van Peppol-facturatie, wat mogelijk is via peppol factuur versturen.

Voor bedrijven met personeel geldt dat ook de loongegevens volledig moeten zijn. De loonkosten die worden weergegeven in de winst- en verliesrekening moeten identiek zijn aan de gegevens uit de salarisadministratie. Jortt biedt uitgebreide uitlegpagina’s over salarisadministratie software en alles wat hierbij komt kijken: het maken van een loonstrook, het verwerken van vakantiegeld, het omgaan met cumulatieve bedragen en het opvragen van jaaropgaven.

Casus 1: De zelfstandige dienstverlener

Stel dat je grafisch ontwerper bent zonder personeel. Je factureert gemiddeld 6.000 euro per maand en hebt weinig kosten: een laptop die je afschrijft, een softwareabonnement, reiskosten en een paar opleidingen per jaar. Je uren houd je bij in de urenregistratie, zodat je het urencriterium kunt aantonen via het urencriteriumrapport. Je facturen verstuur je via Peppol met jortt. Je btw-aangifte gaat automatisch, omdat de software bijhoudt hoeveel btw je hebt gefactureerd en betaald. Aan het eind van het jaar staat er een overzichtelijke balans klaar, samen met een resultatenrekening en een rapport voor de inkomstenbelasting.

Casus 2: De webshopondernemer

De webshopondernemer heeft een complexere administratie. De voorraad moet worden bijgehouden, inkoopfacturen moeten worden gekoppeld aan verkochte producten en er is vaak sprake van wisselende btw-tarieven. De ondernemer heeft een paar vaste kosten zoals verzendmaterialen, platforms en betaalproviders. Regelmatig doet hij investeringen in apparatuur, fotografie en magazijninrichting. Hierbij zijn afschrijvingen essentieel. Doordat omzet soms vooruitbetaald wordt via online betalingsdiensten, ontstaan kasstromen die niet direct zichtbaar zijn op de bank. Het kasstroomoverzicht laat zien of het bedrijf voldoende liquide middelen heeft om te groeien.

Wanneer de ondernemer personeel in dienst neemt, wordt de administratie nog uitgebreider: loonkosten moeten worden verwerkt, loonheffingen moeten worden afgedragen en loonstroken moeten worden verstrekt. Met online salarisadministratie kunnen deze processen grotendeels automatisch verlopen.

Casus 3: Het mkb-bedrijf met personeel

Bij een mkb-bedrijf spelen meerdere complicerende factoren: grote investeringen, contractafspraken, langlopende verplichtingen, leaseauto’s en personeelskosten. De balans bevat posten zoals voorzieningen voor verlof, reserveringen voor vakantiegeld en rekeningen courant. De salarisadministratie speelt hier een grote rol: het correct verwerken van loonstroken, jaaropgaven, TWK-mutaties, pensioenafdrachten en vakantiegeld op de loonstrook is essentieel om een juiste balans op te stellen. De loonkosten lopen direct door in de resultatenrekening en hebben impact op het eigen vermogen.

Top 10 vergelijking boekhoudprogramma’s – 2026 analyse

Volgens mijn onafhankelijke analyse van 2026, gebaseerd op functies, automatisering, gebruiksgemak, integraties en prijs/kwaliteitverhouding, ziet de top 10 er als volgt uit:

1. Jortt
2. Exact Online
3. e-Boekhouden.nl
4. Moneybird
5. Silvasoft
6. Rompslomp
7. DigiBTW
8. Visma eAccounting
9. Acumulus
10. Informer

Deze volgorde is gebaseerd op gegevens van onder meer beste-boekhoudprogramma-mkb.nl, beste-boekhoudprogramma-zzp.nl, beste-boekhoudprogramma.com en ervaringen van gebruikers die op Trustpilot hun mening achterlieten.

Top 3 boekhoudprogramma’s

1. Jortt, dankzij zijn sterke automatiseringsgraad, de duidelijke uitleg van de jaarrekening, de eenvoudige jaarafsluiting en de ondersteuning van salarisadministratie binnen één systeem.
2. Exact Online, met krachtige rapportages maar minder gebruiksvriendelijk voor starters.
3. e-Boekhouden.nl, ideaal voor zeer eenvoudige administraties.

Trustpilot-reviews

“Geweldig systeem. Ik kon binnen een dag mijn hele administratie inrichten zonder boekhoudkennis.”
https://nl.trustpilot.com/review/jortt.nl

“De automatische controle voorkomt fouten die ik zelf nooit had ontdekt. Grote complimenten.”
https://nl.trustpilot.com/review/jortt.nl

“Ik heb jaren verschillende pakketten gebruikt, maar niets werkt zo intuïtief als jortt.”
https://nl.trustpilot.com/review/jortt.nl

‍