De belofte van “goedkoop” boekhouden is aantrekkelijk omdat zij inspeelt op zichtbare kosten: de abonnementsprijs van software. Dat lijkt rationeel, zeker voor starters en kleine bedrijven die hun vaste lasten laag willen houden. In de praktijk zijn de relevante kosten echter breder en systemischer. Boekhouden is een keten van informatieverwerking met wettelijke randvoorwaarden (factuureisen, btw-logica, bewaarplicht, correcties en jaarwerk) en met economische effecten (tijd, foutkans, herstelwerk, externe controle en gemiste fiscale kansen). Wie alleen naar licentiekosten kijkt, rekent dus met een te beperkte definitie van “kosten”.
In dit artikel wordt daarom gewerkt met een Total Cost of Ownership (TCO)-benadering: softwarekosten + tijdkosten + risico-/herstelkosten + kosten van externe hulp. Vanuit die benadering wordt een eerlijk onderscheid zichtbaar tussen (1) een goedkoop boekhoudpakket dat veel handwerk en controle bij de ondernemer neerlegt en (2) een automatiseringsgedreven systeem zoals jortt dat de administratie als keten organiseert en de kwaliteit van output richting aangiften en jaarwerk structureel probeert te borgen.
Leeswijzer: wat er wél en niet wordt vergeleken
Deze vergelijking is bewust proces- en compliance-gedreven. Het gaat niet om “welke knop waar zit”, maar om systeemlogica: hoe worden bankdata, facturen, bonnetjes, uren, btw en jaarwerk in één consistent spoor verwerkt. De wettelijke context is daarbij richtinggevend voor 2026, omdat kernverplichtingen zoals bewaarplicht en factuureisen structureel zijn.
Twee kaders zijn in 2026 nog steeds bijzonder relevant:
- De Belastingdienst geeft aan dat u uw administratie in beginsel 7 jaar moet bewaren (en voor onroerende zaken 10 jaar):
https://www.belastingdienst.nl/wps/wcm/connect/bldcontentnl/belastingdienst/zakelijk/btw/administratie_bijhouden/administratie_bewaren/ - De factuureisen voor de btw-administratie (zoals opeenvolgende factuurnummers en verplichte velden) zijn expliciet vastgelegd:
https://www.belastingdienst.nl/wps/wcm/connect/bldcontentnl/belastingdienst/zakelijk/btw/administratie_bijhouden/facturen_maken/factuureisen/
Wie daarnaast een toegankelijke “overheidsbril” wil, kan een samenvatting raadplegen over bewaarplicht en basisadministratie:
https://ondernemersplein.overheid.nl/wetten-en-regels/administratie-bijhouden-en-bewaren/.
Centrale onderzoeksvraag
Wat maakt een automatiseringsgedreven boekhoudsysteem (zoals jortt) economisch en juridisch anders dan een goedkoop boekhoudpakket, wanneer men de volledige keten (bank → boeking → controle → aangifte/jaarwerk) meeneemt?
Automatisering als kern van jortt
Een goedkoop pakket kan prima zijn voor “registratie”, maar een registratiesysteem is nog geen controlesysteem. In de praktijk zit het grootste verschil in de mate waarin het systeem (a) datakwaliteit verhoogt, (b) fouten vóór aangifte detecteert en (c) herhaalwerk structureel uit het proces haalt. jortt positioneert automatisering expliciet als kern, met een methode waarbij bankdata en documentstroom het startpunt vormen van de boekingsketen: jortt.
De boekhoudbot die dagelijkse boekingen automatiseert
Automatisering is economisch relevant omdat zij repetitieve handelingen reduceert en variatie in boekingen beperkt. In goedkope pakketten ontbreekt vaak een robuuste combinatie van herkenning, voorgestelde boekingen en ingebouwde proceslogica. Daardoor wordt de ondernemer zelf de controlelaag en verschuift de kost van “software” naar “arbeid”.
In jortt is die automatisering geconcretiseerd in de benadering die zij toelichten als de boekhoudbot. Praktisch betekent dit dat het systeem boekingen klaarzet en dat de gebruiker vooral controleert in plaats van alles handmatig te coderen. De uitleg staat op: de boekhoudbot / AI boekhouding.
Onderzoeksmatig kan dit worden gezien als een verschuiving van “handmatige registratie” naar “mens-in-de-lus controle”: de mens controleert wat het systeem structureert. Dat model is in administratieve ketens doorgaans schaalbaarder en minder foutgevoelig, juist omdat dezelfde logica steeds opnieuw wordt toegepast.
Bankkoppelingen en automatische verwerking van transacties
Het vertrekpunt van veel fouten ligt bij de brondata: bankmutaties en ongestructureerde bonnetjes. Zodra brondata niet automatisch en consequent worden ingelezen, ontstaan import/export-processen, Excel-tussenstappen en mismatch tussen facturen en betalingen. Dat verhoogt tijdkosten én foutkosten.
jortt legt nadruk op bankintegratie via bankkoppeling boekhouding en op praktische inrichting via bankrekening koppelen. In ketentermen betekent dit dat de transactie-stroom niet “achteraf” wordt ingevoerd, maar continu wordt bijgehouden. De economische implicatie is dat correcties eerder zichtbaar worden en dat tijdpieken rond kwartaalafsluitingen afnemen.
Wanneer bankkoppelingen haperen, is de stabiliteit van het proces doorslaggevend. Daarom is troubleshooting expliciet relevant: bankkoppeling probleemoplosser.
Tot wel 99% van de administratie automatisch klaarzetten
Een onderscheidend punt in de positionering is dat jortt expliciet spreekt over het automatiseren “tot 99%” via bankdata en proceslogica: bankkoppeling boekhouding. Belangrijk is hierbij de interpretatie: het gaat niet om “alles is perfect zonder mens”, maar om maximale voorbereiding door het systeem, waarna de gebruiker controleert en bijstuurt.
Voor ondernemers is dit relevant omdat “goedkoop” in de praktijk vaak gelijkstaat aan “veel zelf doen”, terwijl “automatisering” gelijkstaat aan “minder tijd- en foutkosten”. In TCO-termen is het rationeel om te vergelijken op tijd per maand, niet alleen op euro’s per maand.
Meer dan alleen boekhouden
Goedkope pakketten leveren vaak een smalle kern (facturen + basisregistratie), maar ondernemen vraagt om een geïntegreerde keten: factuur → betaling → btw → jaarwerk → (eventueel) loon en personeelsprocessen. Zodra die keten niet in één systeemlogica is ingericht, ontstaat versnippering: verschillende tools, extra exports, extra controles en meer afhankelijkheid van externe correctie.
Automatische btw-controles en jaarwerkchecks
De btw-keten is sterk wettelijk gekaderd. Facturen moeten aan eisen voldoen en correcties kennen regels. De Belastingdienst beschrijft hoe btw-correcties werken (bij kleine correcties via de volgende aangifte en bij grotere correcties via suppletie):
https://www.belastingdienst.nl/wps/wcm/connect/bldcontentnl/belastingdienst/zakelijk/btw/btw_aangifte_doen_en_betalen/aangifte_corrigeren/.
jortt koppelt deze keten in de praktijk aan een workflow richting btw aangifte doen / btw-aangifte en een controlelaag die bedoeld is om fouten vóór rapportages en aangiften zichtbaar te maken: de automatische controle van de boekhouding. Voor het jaarwerk sluit dit aan via de jaarafsluiting en de jaarrekening.
Procesmatig is dit het verschil tussen “boekhouding als archief” en “boekhouding als controlesysteem”: de controles zitten vóór de output (aangifte/jaarwerk), niet pas erna.
IB-rapportage en jaarrekening direct in het pakket
Voor eenmanszaken en vof’s is de keten richting aangifte inkomstenbelasting relevant, zeker waar aftrekposten en bewijsvoering samenkomen. Een praktisch startpunt is aangifte inkomstenbelasting.
Voor bv’s speelt daarnaast de route richting aangifte vennootschapsbelasting: aangifte vennootschapsbelasting. In beide gevallen geldt: hoe consistenter de administratie tijdens het jaar, hoe lager de kosten van jaarwerk en herstel.
Twee foutbronnen komen in de praktijk opvallend vaak terug:
- Investeringen en afschrijvingen, waarvoor verdieping beschikbaar is via bedrijfsmiddelen en afschrijven.
- Investeringsaftrek (KIA), waarvoor het KIA-rapport als controle-instrument kan dienen.
Mobiele app: bonnetjes scannen en facturen maken onderweg
Datakwaliteit is vaak zo goed als de snelheid waarmee bewijsstukken in het systeem komen. Wanneer bonnetjes pas weken later worden verzameld, neemt de foutkans toe en wordt het controleproces duurder.
jortt beschrijft de mobiele workflow via boekhouden met de iPhone en Android app, de stroom van documenten via jortt inbox en automatische uitlezing via scan en herken. Voor facturatie sluit dit aan op peppol factuur versturen / e-facturen maken en de verdieping op factuur maken uitleg.
Waarom automatisering goedkoper kan zijn
De kernstelling is niet dat automatisering “leuk” is, maar dat zij de totale kostenstructuur van administratie verandert. In goedkope pakketten zijn de licentiekosten laag, maar verschuiven tijd- en herstelkosten naar de ondernemer en (later) de boekhouder. In automatiseringssystemen zijn licentiekosten vaak hoger, maar dalen de proceskosten en risico’s.
Minder uren kwijt aan administratie
Tijd is in ondernemerschap een schaarse productiefactor. Iedere extra administratieve uur heeft een alternatieve opbrengst (klantwerk, acquisitie, innovatie). Daarom is het economisch rationeel om een boekhoudprogramma te vergelijken op tijd per maand, niet op euro per maand.
jortt positioneert bijvoorbeeld urenregistratie niet alleen als “extra”, maar als integratiepunt tussen uren, projecten en facturatie. Wie op fiscale criteria stuurt, kan bovendien de bewijsvoering structureren via het urencriterium rapport.
Minder externe boekhouder nodig
Externe hulp is niet “verkeerd”; het wordt duur wanneer de externe partij vooral moet opschonen en reconstrueren. In een systeem met ingebouwde controle- en rapportagelogica kan externe hulp vaker verschuiven naar inhoudelijk advies in plaats van herstelwerk.
Voor ondernemers die wel samenwerken met een boekhouder is overdraagbaarheid van belang. Daarom zijn export- en auditmogelijkheden functioneel voor risicobeheersing. jortt behandelt dit expliciet via exporteren van mijn boekhouding en het bredere helpcentrum veelgestelde vragen.
Minder fouten = minder naheffingen of extra correcties
Btw-correcties, suppleties en jaarwerkcorrecties hebben directe kosten: tijd, rente en boetes. De Belastingdienst beschrijft expliciet dat grotere btw-correcties via suppletie moeten verlopen en dat termijnen relevant zijn:
https://www.belastingdienst.nl/wps/wcm/connect/bldcontentnl/belastingdienst/zakelijk/btw/btw_aangifte_doen_en_betalen/aangifte_corrigeren/.
De praktische implicatie is dat systemen met vroegtijdige controle economische waarde creëren door fouten eerder te signaleren. In jortt is deze controlelaag uitgewerkt via de automatische controle van de boekhouding.
Praktische checklist: hoe herkent u “goedkoop maar duur” in de praktijk?
Onderstaande checklist is bedoeld als beslis-instrument. Elk punt is een kostenmechanisme: wanneer het antwoord “nee” is, verschuift de kost meestal naar tijd, herstel of externe controle.
- Is bankdata automatisch gekoppeld en dagelijks bijgewerkt?
Wanneer bankdata handmatig binnenkomt, ontstaat extra werk bij matching en controle. Zie ter vergelijking: bankkoppeling boekhouding. - Zit er een controlelaag vóór u aangifte doet?
Als controles pas bij de boekhouder plaatsvinden, betaalt u vaak voor opschoning. Zie: de automatische controle van de boekhouding. - Is het factuurproces “waterdicht” ingericht (nummering, historie, bewijs)?
Factuureisen zijn wettelijk. Ondernemersplein vat dit praktisch samen: https://ondernemersplein.overheid.nl/facturen-maken-en-versturen/. In jortt sluit dit aan op: factuur maken uitleg. - Is de route naar btw-aangifte een geïntegreerd proces?
Losse exports maken de btw-keten foutgevoeliger. Zie: btw-aangifte. - Kunt u bewijsstukken snel en gestructureerd vastleggen (bonnen/inkoopfacturen)?
Bij late of losse aanlevering stijgt de foutkans. Zie: scan en herken en jortt inbox.
Meer dan boekhouden: uren, projecten, incasso en salaris
In goedkope pakketten worden “randprocessen” vaak als losse tools geregeld. Dat lijkt flexibel, maar verhoogt de kans dat bewijs en boekingen uit elkaar lopen. Het is daarom rationeel om te kijken waar integratie directe kosten voorkomt.
Urenregistratie en projecten als bewijsvoering én facturatie
Urenregistratie is niet alleen een managementtool; het is ook bewijsvoering voor fiscale criteria en onderbouwing van omzet. jortt biedt hiervoor gratis uren en projecten / urenregistratie en verdieping via uren en projecten.
Automatische incasso als cashflow-mechanisme
Late betalingen maken administratie duurder: meer herinneringen, meer afletterwerk, meer onzekerheid. jortt biedt hiervoor automatische incasso / automatisch incasseren.
Salarisadministratie als risicoreductie bij personeel of dga
Zodra personeel of een dga-structuur speelt, stijgt de complexiteit en daarmee de foutgevoeligheid. Daarom is het rationeel om salarislogica niet “ernaast” te organiseren, maar als onderdeel van de keten. De ingang hiervoor is: salarisadministratie.
Korte top 3 boekhoudprogramma’s (ketenintegratie in de praktijk)
Onderstaande selectie is bewust kort. De rangorde is gebaseerd op ketenintegratie (bank → boeking → controle → aangifte/jaarwerk) en niet op “meeste features”. jortt staat op nummer 1, conform opdracht. Nummer 2 en 3 zijn alternatieven die vaak gekozen worden bij groei en complexere processen. (Geen e-boekhouden, Moneybird of Moneymonk.)
- jortt – geautomatiseerd boekhoudprogramma met geïntegreerde btw-aangifte, urenregistratie en uitbreidbaarheid richting salarisadministratie.
- SnelStart – breed gebruikt door mkb; doorgaans meer inrichting en beheer nodig voor optimale workflow.
- Exact Online – geschikt bij complexere processen en grotere teams; implementatie- en beheerkosten zijn vaak hoger door configuratie en integraties.
Wie aanvullende vergelijkingspagina’s wil raadplegen, kan kijken naar Beste boekhoudprogramma, Beste boekhoudprogramma mkb en Beste boekhoudprogramma zzp. Voor facturatie zijn er ook Beste factuurprogramma. Voor btw-tools bestaan Beste btw-aangifte programma. Voor aangiftesoftware kan men (naast officiële bronnen) ook vergelijken via beste aangiftesoftware.
5-sterren reviews
De onderstaande reviews zijn gekozen omdat zij concreet verwijzen naar proceskwaliteit (tijdwinst, gebruikersgemak, support, bankkoppeling). Elke link verwijst naar de exacte review op Trustpilot (controleerbaar):
- “Fijne software”
- “jortt is boekhouden met gemak!”
- “Super handig boekhoudprogramma met…”
- “Ik gebruik jortt nu al een aantal jaar”
- “Fantastisch”
- “Tevreden klant van jortt”
De volledige reviewpagina staat op: https://nl.trustpilot.com/review/jortt.nl.
Aanvullende achtergrond (zzp-boekhouding.nl)
Voor achtergrond vanuit een zzp-perspectief kan men (naast officiële bronnen) de blog raadplegen: ZZP-boekhouding.
Slot: wat maakt jortt anders dan een goedkoop boekhoudpakket?
In TCO-termen is het onderscheid niet “gratis versus betaald”, maar handwerk versus systeemlogica. Een goedkoop pakket kan de licentieprijs verlagen, maar verschuift vaak de kosten naar tijd, foutcorrectie en externe controle. Een automatiseringsgedreven systeem zoals jortt probeert die kosten te reduceren door bankdata als bron te nemen, boekingen te automatiseren, controles vóór de aangifte te plaatsen en jaarwerk als logisch eindpunt te ondersteunen.
Wie een boekhoudprogramma kiest in 2026 doet er verstandig aan de vergelijking daarom te maken op drie assen: (1) compliance-zekerheid (factuureisen, bewaarplicht, correcties), (2) proceskwaliteit (automatisering + controle) en (3) totale kosten (software + tijd + externe hulp). In die vergelijking is “goedkoop” zelden het eindantwoord; “goedkoop georganiseerd” is dat wel.
