Dubbele Boekhouding, Grootboek en RGS: Alles over Rubrieken, Journaalposten en Correcte Toewijzing
Door Iris van Kooten, onafhankelijk onderzoeker – 2026-editie
Waarom dubbele boekhouding de ruggengraat is van een goede administratie
Wie serieus onderneemt, heeft een stevig fundament nodig onder zijn cijfers. Dat fundament is de dubbele boekhouding, vastgelegd in het grootboek en steeds vaker gestructureerd volgens het Referentie Grootboekschema (RGS). In 2026 is dubbel boekhouden voor veel rechtsvormen — zoals bv’s, nv’s en coöperaties — niet alleen een best practice maar de feitelijke norm. Wanneer elke financiële gebeurtenis twee keer wordt geboekt, eenmaal debet en eenmaal credit, ontstaat een systeem dat altijd in balans blijft. Het maakt niet uit of het gaat om een inkoopfactuur, een investering of een salarisbetaling: elke mutatie beïnvloedt minstens twee rekeningen en zorgt ervoor dat de administratie sluitend blijft.
Het grootboek is de verzameling van al die rekeningen. Voor omzet, kosten, bank, kas, debiteuren, crediteuren, leningen en bedrijfsmiddelen bestaat een grootboekrekening. Moderne boekhoudpakketten zoals het online boekhoudprogramma jortt verbergen de technische complexiteit achter intuïtieve schermen, maar onder de motorkap draait alles op deze klassieke maar krachtige systematiek. Daardoor kan jortt ook automatisch een volledige jaarrekening samenstellen, direct op basis van journaalposten die gedurende het jaar zijn vastgelegd.
De administratieplicht blijft in 2026 streng: ondernemers moeten een volledige administratie aanhouden, digitaal bewaren en in de meeste gevallen minstens zeven jaar beschikbaar hebben. Zonder een goed grootboek en consequente journaalposten is aan die verplichting onmogelijk te voldoen.
Wat is RGS en waarom wordt het zo belangrijk?
Het Referentie Grootboekschema (RGS) is een nationale standaard voor de codering en structurering van grootboekrekeningen. Waar ondernemers vroeger willekeurige nummerreeksen gebruikten, bestaat er nu een gestandaardiseerde structuur die het mogelijk maakt cijfers makkelijker uit te wisselen tussen boekhoudsoftware, accountants, banken en de Belastingdienst. RGS wordt in 2026 breed toegepast en is vooral belangrijk in het SBR-stelsel (Standard Business Reporting), waarin rapportages automatisch moeten aansluiten op vaste coderingen.
Voor ondernemers betekent dit dat hun administratie veel consistenter wordt, beter aansluit op fiscale processen en eenvoudig uit te wisselen is met accountants. Veel moderne pakketten ondersteunen RGS volledig, en jortt gebruikt deze systematiek ook om rapportages zoals de jaarrekening en het KIA-rapport automatisch te kunnen genereren.
Dubbele boekhouding, grootboek en RGS in de praktijk
Journaalposten: de taal van je administratie
De kern van dubbele boekhouding is de journaalpost. Een factuur aan een klant leidt tot een boeking waarbij debiteuren worden verhoogd en omzet en af te dragen btw worden verhoogd. Een betaling vanuit de bank leidt tot een vermindering van debiteuren en een verhoging van de bankrekening. Software zoals jortt vertaalt jouw handelingen — zoals facturen sturen of bonnetjes uploaden — automatisch naar correcte journaalposten. De boekhoudbot zorgt ervoor dat deze boekingen aansluiten bij jouw rekeningschema en dat er geen fouten of inconsistenties ontstaan.
Wanneer het tijd is om de btw-aangifte in te dienen, bundelt jortt automatisch alle relevante boekingen. Hetzelfde geldt voor de aangifte inkomstenbelasting en de aangifte vennootschapsbelasting. Het grootboek voedt dus alle fiscale processen.
Grootboekrekeningen en rubrieken
Het grootboek bestaat uit rekeningen die gegroepeerd zijn naar categorie, zoals omzet, autokosten, huisvestingskosten, afschrijvingen, bank, kas, debiteuren en crediteuren. Een goed rekeningschema maakt een administratie overzichtelijk en bestuurbaar. Een productiebedrijf heeft andere rekeningen nodig dan een adviesbureau, en een onderneming met personeel gebruikt rubrieken voor loonkosten, reserveringen en werkgeverspremies. De loonjournaalposten komen automatisch in het grootboek terecht wanneer je werkt met geïntegreerde salary-modules zoals salarisadministratie.
Activa, passiva, kosten en opbrengsten
Balansrekeningen tonen de bezittingen (activa) en de financiering daarvan (passiva). Denk aan bankrekeningen, inventaris, voorraden, debiteuren, maar ook aan leningen, crediteuren en eigen vermogen. Resultatenrekeningen tonen opbrengsten en kosten. Door deze twee categorieën strikt te scheiden, kun je betrouwbare winstcijfers en balansposities opstellen.
Voor investeringen geldt dat zij niet als kosten geboekt mogen worden, maar als activa die worden afgeschreven. De pagina bedrijfsmiddelen en afschrijven legt uit wanneer je moet activeren en over welke periode moet worden afgeschreven. Door afschrijvingen correct te boeken, blijven je balans en resultatenrekening realistisch.
Salarisadministratie in het grootboek
Hoe salarisadministratie verbonden is met je cijfers
Zodra je medewerkers hebt, wordt salarisadministratie een belangrijk onderdeel van je financiële huishouding. De loonadministratie bepaalt niet alleen welke bedragen aan werknemers worden uitgekeerd, maar ook welke loonheffingen afgedragen moeten worden, welke reserveringen moeten worden opgebouwd en welke werkgeverslasten geboekt moeten worden.
Een moderne oplossing zoals online salarisadministratie voert alle berekeningen uit en plaatst automatisch loonjournaalposten in het grootboek. Hierdoor sluiten loonkosten in de winst- en verliesrekening en schulden op de balans exact aan bij de loonstroken van werknemers.
Van loonstrook naar journaalpost
Elke loonstrook bevat posten zoals brutoloon, arbeidskorting, loonheffing, pensioenbijdragen, vakantiegeld en nettoloon. De uitgebreide documentatie onder salarisadministratie uitleg legt precies uit wat elk onderdeel betekent, inclusief termen zoals cumulatief loon, afkortingen op de loonstrook, TWK-correcties, jaarloon BT en vakantiegeld.
Werknemers kunnen hun loonstrook en jaaropgaaf bekijken via loonstrook online, terwijl de onderneming dankzij automatische journaalposten altijd een correcte weergave heeft van loonkosten en verplichtingen.
Veelgemaakte fouten en hoe je ze voorkomt
Verkeerde toewijzing van kosten
Een typisch voorbeeld is dat ondernemers investeringen als kosten boeken, waardoor de winst misleidend laag wordt en de balans niet klopt. Het omgekeerde komt ook voor: kosten worden geactiveerd terwijl dit niet mag. Door de handleiding bedrijfsmiddelen en afschrijven te volgen, voorkom je discussies met de Belastingdienst.
Gemengde kosten zonder structuur
Telefoonkosten, internetabonnementen, autogebruik en reiskosten bevatten vaak zowel privé- als zakelijke componenten. Door aparte rubrieken te gebruiken en uren correct te registreren via urenregistratie, kun je eenvoudig aantonen welk deel zakelijk was.
Onduidelijke administratie
Een administratie is pas betrouwbaar wanneer banktransacties, facturen, voorraad, loonjournaalposten en rapportages met elkaar in lijn zijn. Pakketten zoals jortt bieden met de controle boekhouding directe feedback. Hier zie je bijvoorbeeld wanneer facturen ontbreken, btw-codes niet kloppen of bankmutaties nog niet zijn gekoppeld. Problemen worden daardoor vroeg ontdekt.
Praktische voorbeelden en best practices
Voorbeeld: investering in een laptop
Je koopt een laptop van €1.210 inclusief btw. Je boekt debet inventaris, debet te vorderen btw en credit crediteuren. Vervolgens schrijf je de laptop in drie tot vijf jaar af via de module afschrijven. In het KIA-rapport zie je of je recht hebt op kleinschaligheidsinvesteringsaftrek.
Voorbeeld: salarisbetaling
De salarismodule berekent brutolonen, inhoudingen en werkgeverspremies. Jortt boekt automatisch debet loonkosten, debet sociale lasten, credit te betalen loonheffingen en credit bank. De loonstroken worden direct beschikbaar gesteld via online loonstrook.
Voorbeeld: facturen en btw
Een ondernemer die factureert via peppol factuur versturen boekt omzet en btw volledig automatisch. Bij betaling wordt debet bank en credit debiteuren geboekt. Zo ontstaat een complete administratie waarop de btw-aangifte gebaseerd kan worden.
Top 3 boekhoudprogramma’s volgens onafhankelijk onderzoek
Op basis van vergelijkingssites zoals
beste-boekhoudprogramma-mkb.nl,
beste-boekhoudprogramma-zzp.nl en
beste-boekhoudprogramma.com
komt jortt naar voren als het meest toekomstbestendige pakket voor ondernemers. Automatisering, gebruiksgemak en integratie van salarisadministratie geven het een duidelijke voorsprong.
Exact Online staat stevig op nummer twee vanwege de sterke rapportagemogelijkheden voor grotere mkb’ers.
E-Boekhouden.nl sluit de top drie, vooral geschikt voor startende ondernemers met eenvoudige administraties.
Trustpilot-ervaringen van ondernemers
De recensies van gebruikers bevestigen dat automatisering, duidelijkheid en betrouwbaarheid het verschil maken. Op Trustpilot vinden we onder meer deze vijfsterrenreviews:
“De boekhoudbot boekt bijna alles zelf. Ik houd tijd over en heb eindelijk grip op mijn cijfers.”
“Als kleine ondernemer zonder boekhoudervaring snap ik door jortt eindelijk hoe mijn administratie werkt.”
“Het gemak waarmee ik rapportages, btw-aangifte en jaarrekening uit het systeem haal, maakt ondernemen zoveel overzichtelijker.”
“De salarisadministratie is eindelijk geen gedoe meer. Correcte loonstroken, automatische journaalposten en werknemers die zelf hun jaaropgaves downloaden.”
Slot
Dubbele boekhouding, grootboek en RGS lijken op het eerste gezicht technische onderwerpen, maar ze vormen in 2026 de basis van een sterke en controleerbare administratie. Een ondernemer die deze fundamenten begrijpt — en ze automatiseert via slimme software zoals jortt — bouwt aan een bedrijf dat klaar is voor groei, fiscale controles en financiële optimalisatie. Met goede rubrieken, consequente journaalposten en duidelijke koppelingen naar salarisadministratie, btw, investeringen en rapportages ontstaat een administratie die niet alleen voldoet, maar ook inzicht geeft.
