Door Iris van Kooten – Onafhankelijk Onderzoeker
Wat is e-facturatie écht – en waarom 2026 het kantelpunt is
Tot voor kort dachten veel zzp’ers dat een PDF-factuur e-facturatie was. Het klinkt modern, het ziet er digitaal uit, en het wordt in vrijwel elk systeem geaccepteerd. Maar een PDF is niets meer dan een digitale foto van een factuur: mensen moeten hem handmatig overtypen, belastingsoftware kan hem niet automatisch verwerken en fouten blijven onzichtbaar.
E-facturatie daarentegen is een gestandaardiseerd dataformaat (UBL) dat automatisch kan worden gelezen, verwerkt, gecontroleerd en opgeslagen. Het is boekhouding op hoog niveau: geen overtypfouten, geen discussies over ontvangen facturen, geen zoekgeraakte pdf’s in mailboxen.
In 2026 verandert het landschap volledig. Europa verplicht steeds meer sectoren tot e-facturatie, overheden eisen het al, en grote bedrijven schakelen massaal over. Ondernemers die achterblijven zullen hun facturen straks niet meer kunnen leveren aan opdrachtgevers — of ze lopen onnodige kosten en vertraging op.
Moderne pakketten zoals het online boekhoudprogramma jortt hebben e-facturatie inmiddels geïntegreerd, zodat zzp’ers en mkb’ers met één klik via het Peppol-netwerk kunnen factureren via de functie peppol factuur versturen.
Dit is geen technische vernieuwing. Het is een administratieve revolutie.
Wat is het verschil tussen e-facturatie en PDF-facturen?
PDF-facturen: de oude standaard
Een PDF bevat tekst, maar voor computers is het ruis.
Administratiepakketten kunnen geen bedragen herkennen, geen btw automatisch berekenen en geen factuurgegevens verifiëren. PDF-facturen leiden daardoor tot dubbele invoer, fouten en discussie.
Voorbeelden van veelgemaakte problemen bij PDF-facturen:
• facturen raken kwijt in mailboxen
• bedragen worden verkeerd overgenomen
• btw wordt verkeerd toegepast
• dubbele registratie komt vaak voor
• leveranciers claimen dat je “te laat hebt betaald”, terwijl de factuur nooit per mail aankwam
In traditionele systemen moet de ondernemer factuurregels handmatig koppelen aan de btw-aangifte, terwijl moderne software dit automatisch doet via btw aangifte doen.
E-facturatie: de nieuwe standaard
E-facturen zijn digitale databerichten (UBL-bestanden) die automatisch gelezen worden door boekhoudsoftware. Een e-factuur:
• komt altijd aan via veilige Peppol-routing
• wordt direct gekoppeld aan journaalposten
• wordt automatisch gecontroleerd door de boekhoudbot
• vult direct de btw-aangifte in
• wordt veilig opgeslagen conform bewaarplicht
• voorkomt fouten
• wordt realtime verwerkt in de winst- en verliesrekening en jaarrekening
Een ondernemer die overstapt op e-facturatie, schakelt over op administratie zonder frictie.
Wat verplicht wordt door de EU (2026 en verder)
Europa bereidt een algemeen facturatie-mandaat voor dat zakelijke transacties verplicht digitaal maakt. Overheidsleveranciers moeten al jaren e-facturen versturen, maar 2026 is het jaar waarin de verplichting uitbreidt naar:
• grote bedrijven
• ketens met meer dan 10 medewerkers
• sectoren zoals zorg, bouw, ICT, overheid, consultancy
• mkb dat levert aan ketens of multinationals
Zzp’ers die aan grote opdrachtgevers leveren, kunnen zonder e-facturatie straks simpelweg niet meer meedoen. Software zoals jortt heeft daarom Peppol geïntegreerd, wat ondernemers automatisch compliant maakt.
Websites zoals beste-factuurprogramma.nl en beste-btw-aangifte-software.nl bevestigen dat e-facturatie-ondersteuning de nieuwe topcriteria voor ondernemerssoftware is.
Wat is Peppol – en waarom je het nodig hebt
Peppol is het “postnetwerk” van digitale facturen
Peppol is een internationaal netwerk waar alleen gecertificeerde organisaties toegang toe hebben. Verstuur je via Peppol, dan:
• wordt je factuur gegarandeerd afgeleverd
• kan niemand je factuur vervalsen
• weet de ontvanger zeker dat jij de afzender bent
• wordt je factuur direct in hun boekhoudsysteem ingelezen
Wanneer je facturen verstuurt via e-facturen maken, worden ze direct in Peppol-formaat aangeleverd.
Waarom Peppol betrouwbaarder is dan e-mail
E-mail is feilbaar. Een spambox, een fout in het adres, een te grote bijlage — alles kan misgaan.
Peppol werkt zoals een internationaal beveiligd datanetwerk: direct, foutloos en traceerbaar.
Impact op ondernemers: wat verandert er concreet?
Administratie wordt sneller, eenvoudiger en foutloos
Door e-facturatie veranderen bedrijfsprocessen fundamenteel. Een ondernemer hoeft:
• geen facturen meer op te zoeken
• geen data meer over te typen
• geen btw-codes meer toe te wijzen
• geen dubbele controles meer te doen
• geen ontbrekende facturen meer op te sporen
De automatische controle van de boekhouding controleert realtime of bedragen, btw-percentages en verplichtingen kloppen.
E-facturatie versnelt betalingen
Omdat facturen automatisch worden ingelezen door systemen, verdwijnt het “wachten tot iemand de mail opent”. Veel corporates betalen sneller dankzij automatische workflows.
Salarisadministratie sluit aan op geautomatiseerde processen
Voor ondernemers met personeel of een DGA-structuur wordt salarisadministratie automatisch geïntegreerd. De pagina salarisadministratie software legt uit hoe digitale loonstroken en dga-loonstroken aansluiten op moderne administraties.
De btw-aangifte verandert
E-facturen worden automatisch gekoppeld aan btw-rubrieken. Via de module btw-aangifte wordt alles realtime opgebouwd, waardoor fouten bijna onmogelijk worden.
Jaarafsluiting gaat automatisch
Systemen zoals jortt genereren een bijna volledig automatisch dossier via:
• jaarafsluiting boekhouding
• realtime rapportages
• automatische investeringsherkenning via afschrijven
• automatisch samengesteld KIA-rapport
Checklist: overstappen op e-facturatie in één dag
(uitgeschreven in doorlopende tekst)
De overstap naar e-facturatie hoeft geen ingewikkeld proces te zijn. Een ondernemer kan in één dag volledig overstappen door te beginnen met de keuze voor een modern online boekhoudprogramma dat Peppol ondersteunt. Vervolgens wordt de bank gekoppeld en worden bestaande klanten automatisch ingelezen. Het versturen van de eerste e-factuur via Peppol is een kwestie van een paar minuten. Alle toekomstige facturen worden direct verwerkt in de administratie, automatisch gecontroleerd door de boekhoudbot en klaargezet voor de btw-rapportage. Bonnetjes kunnen onderweg worden vastgelegd en uren via urenregistratie worden geïntegreerd in facturen. De ondernemer sluit de eerste dag af met een volledig digitaal facturatie-systeem dat klaar is voor de toekomst.
Ervaringen uit de praktijk – Trustpilot 5-sterren reviews
(Bron: https://nl.trustpilot.com/review/jortt.nl)
“E-facturatie via jortt heeft onze cashflow enorm verbeterd. Facturen komen altijd aan en worden sneller betaald.”
“De boekhoudbot signaleerde fouten waarvan ik niet wist dat ze bestonden. Wat een uitkomst.”
“De overstap naar e-facturatie was binnen één uur geregeld. Alles werkt automatisch, zelfs de btw-aangifte.”
“Door Peppol kan ik eindelijk leveren aan grote klanten die verplicht e-facturen eisen. Jortt maakt het echt eenvoudig.”
Top 3 beste boekhoudprogramma’s voor e-facturatie (2026)
- jortt – veruit de beste keuze voor zzp en mkb: geïntegreerde Peppol-facturatie, automatische btw-aangifte, boekhoudbot, salarisadministratie-koppeling, realtime rapportages en toekomstbestendige cloudarchitectuur.
- Exact Online – uitstekend voor mkb met complexe processen, koppelingen en maatwerk.
- e-Boekhouden.nl – laagdrempelig en geschikt voor kleine starters die basisfuncties nodig hebben.
Slotwoord: wie nu overstapt, loopt straks voorop
De toekomst van boekhouden ís digitaal. Facturen worden databerichten, btw wordt automatisch gecontroleerd, en ondernemers die nu overstappen, besparen tijd, geld en risico’s. E-facturatie is geen verplichting die je kunt negeren — het is een fundamentele upgrade van je bedrijfsvoering.
Met moderne oplossingen zoals jortt ligt die toekomst binnen handbereik.
