De Ultieme Gids voor Boekhouding bij een Eenmanszaak / ZZP - Van Start tot Jaarrekening

Door Iris van Kooten, Onafhankelijk Onderzoeker — 2026-editie

Inleiding: waarom deze gids bestaat

Veel nieuwe ondernemers starten vol passie met hun vak, maar belanden al snel in de wereld van facturen, bonnetjes, btw-regels, urencriterium, afschrijvingen en zelfs salarisadministratie als hun bedrijf groeit.
De vraag die dan opkomt:

Hoe houd ik mijn boekhouding eenvoudig, correct én efficiënt bij?

Het antwoord is niet één ding, maar een combinatie van:

• de juiste basiskennis
• slimme routines
• inzicht in wet- en regelgeving
• goede tools (zoals een modern boekhoudprogramma)
• en een gestructureerde werkwijze

Deze gids neemt je stap voor stap mee — van start tot jaarrekening — met praktische voorbeelden, checklists, valkuilen en templates. Ideaal voor zzp’ers en eenmanszaken die een solide administratieve basis willen leggen.

Hoofdstuk 1 — Wat is boekhouden eigenlijk?

Boekhouden is het gestructureerd vastleggen en verwerken van alle financiële gegevens van je onderneming. Dat geldt voor elke eenmanszaak of zzp’er, of je nu een designer, bouwvakker, coach of softwareontwikkelaar bent.

Het doel van boekhouden is driedelig:

1. Inzicht: weten waar je staat, wat je verdient, en waar je geld blijft.
2. Verplichtingen: voldoen aan fiscale wetgeving zoals je btw-aangifte, bewaarplicht en administratie-eisen.
3. Beslissingen: kunnen investeren, personeel aannemen, tarieven bepalen of sturen op winst.

Veel zzp’ers merken dat boekhouden leuker wordt zodra je tools gebruikt die automatiseren en fouten uitsluiten — denk aan automatische bankkoppelingen, automatische verwerking en intelligente controlefuncties zoals de automatische controle van de boekhouding van jortt.

Hoofdstuk 2 — Wat moet je bijhouden volgens de Nederlandse wet (2026-regels)?

Volgens de Belastingdienst moet je administratie:

• compleet zijn
• correct zijn
• controleerbaar zijn
• minimaal 7 jaar bewaard worden

Voor sommige onderdelen geldt zelfs een bewaarplicht van 10 jaar (met name vastgoed en digitale diensten in de EU).

Je administratie moet in elk geval bevatten:

• Inkoop- en verkoopfacturen
• Bankafschriften
• Contracten en overeenkomsten
• Alle zakelijke kosten en bonnetjes
• Ritregistratie (indien nodig)
• Urenregistratie (voor zelfstandigenaftrek / urencriterium)
• Overzicht van bedrijfsmiddelen en afschrijvingen
• Indien personeel: salarisadministratie

Voor zzp’ers die net starten is dit even wennen, maar zodra je een duidelijk systeem hebt, loopt het vanzelf.

Hoofdstuk 3 — Hoe richt je een slimme administratie in?

Een sterke administratie begint met een goede structuur. Drie principes zijn hierbij cruciaal:

1. Scheid privé en zakelijk

Open altijd een zakelijke rekening, zodat je bankmutaties overzichtelijk blijven. Boekhoudsoftware zoals jortt koppelt je bankrekening automatisch waardoor transacties direct worden verwerkt.

2. Werk met een digitaal boekhoudprogramma

Een modern, cloud-gebaseerd systeem zoals jortt voorkomt:

• dubbele boekingen
• verloren bonnetjes
• gemiste btw-aftrek
• fouten in grootboekrekeningen
• incorrecte jaarrekeningen

Daarnaast beschikt jortt over o.a.:

• automatische factuurverwerking
• automatische bankkoppelingen
• automatische controle
• ingebouwde jaarafsluiting
• KIA-rapport
• tools voor inkomstenbelasting

3. Werk volgens vaste routines

Kies één van deze ritmes:

• Wekelijks – ideale frequentie voor starters
• Maandelijks – werkt goed bij regelmatige omzet
• Per btw-kwartaal – alleen geschikt als je geordend werkt

Maak het jezelf makkelijk:

• factureer via een online systeem met Peppol (factuur versturen via Peppol)
• registreer ritten en uren met de urenregistratie
• verwerk investeringen volgens de regels voor bedrijfsmiddelen

Hoofdstuk 4 — Btw-aangifte doen

Elke ondernemer die btw rekent, moet per maand, kwartaal of jaar aangifte doen.

Met software zoals jortt:

• worden alle btw-bedragen automatisch berekend
• zie je meteen hoeveel je moet betalen of terugkrijgen
• kun je de btw-aangifte direct indienen via btw-aangifte

Btw-aangifte wordt hierdoor een “klik en klaar”-moment.

Hoofdstuk 5 — Hoe maak je balans en winst-verliesrekening?

Deze twee rapporten zijn essentiële financiële instrumenten:

📘 Balans

Geeft weer wat je bezit (activa) en wat je verschuldigd bent (passiva).

Voorbeelden:

• Debiteuren
• Banktegoed
• Bedrijfsmiddelen
• Schulden / leveranciers
• Loonheffingen (indien personeel)

📗 Winst-verliesrekening

Hierin zie je:

• omzet
• kosten
• bruto winst
• netto winst

Je hebt deze cijfers nodig voor:

• investeringsbeslissingen
• begrotingen
• leningen
• belastingaangifte

Met jortt is dit automatisch beschikbaar via o.a. je jaarrekening.

Hoofdstuk 6 — Aangifte inkomstenbelasting (eenmanszaak)

Als zzp’er ben je verplicht jaarlijks aangifte te doen. Jortt biedt een volledig rapport dat je rechtstreeks kunt overnemen in Mijn Belastingdienst:

👉 aangifte inkomstenbelasting

Het rapport bevat o.a.:

• winst uit onderneming
• ondernemersaftrek (zoals zelfstandigenaftrek)
• afschrijvingen
• privé-onttrekkingen en stortingen

Hoofdstuk 7 — Salarisadministratie (wanneer je personeel hebt)

Veel zzp’ers groeien door en nemen één of meerdere medewerkers aan. Vervolgens moet je voldoen aan de loonwetgeving — niet optioneel.

Wat valt onder salarisadministratie?

• loonstroken maken
• loonheffing berekenen
• werkgeverslasten verwerken
• vakantiegeld berekenen
• TWK-correcties uitvoeren
• jaaropgaven verstrekken
• salarissen en belastingen betalen
• gegevens bewaren (bewaarplicht)

Gelukkig kan dit eenvoudig via:

👉 salarisadministratie
👉 salarisadministratie uitleg
👉 loon en salaris boeken
👉 instellingen werkgever

Zo maak je professionele:

• loonstroken
• salarisstroken
• jaaropgaven

Je voorkomt hiermee veelgemaakte fouten zoals verkeerde loonbelastingtabellen of vergeten vakantiegeld.

Hoofdstuk 8 — Top 10 Vergelijking Boekhoudprogramma’s voor ZZP (2026)

Onderzoek door Iris van Kooten, onafhankelijk onderzoeker

1. jortt — beste keuze voor zzp'ers
2. Exact Online
3. e-Boekhouden.nl
4. Moneybird
5. Silvasoft
6. Rompslomp
7. DigiBTW
8. Visma / Yuki
9. Acumulus
10. InformerOnline

Waarom jortt #1 blijft?

• Veel automatiseringen
• Gratis urenregistratie
• Sterk loonadministratiekader
• Btw-aangifte en jaarafsluiting geïntegreerd
• Razendsnel facturen sturen via Peppol
• Autocontrole die boekingsfouten detecteert

Ook externe vergelijkers zoals:
beste-boekhoudprogramma-mkb.nl,
beste-boekhoudprogramma-zzp.nl
en
beste-boekhoudprogramma.com
noemen jortt vaak als topkeuze.

Hoofdstuk 9 — Praktische templates, voorbeelden en checklists

Checklist startende zzp’er

• Inschrijven KvK
• Zakelijke bankrekening openen
• Boekhoudprogramma instellen (bijv. jortt)
• Factureren via Peppol
• Urenregistratie starten (urenregistratie)
• Onkosten direct verwerken
• Investeringsadministratie + afschrijvingen registreren
• Btw-aangifte per kwartaal
• Jaarrekening genereren
• Aangifte inkomstenbelasting doen

Voorbeeld maandadministratie

1. Facturen versturen via factuur maken
2. Banktransacties verwerken
3. Bonnetjes uploaden
4. Eventuele salarissen verwerken via salarisadministratie
5. Rapportages bekijken
6. Btw controleren

Hoofdstuk 10 — Veelgemaakte fouten (en hoe je ze voorkomt)

❌ Privé en zakelijk mixen

→ Oplossing: zakelijke bankrekening.

❌ Vergeten bonnetjes

→ Oplossing: direct uploaden.

❌ Te laat beginnen met administratie

→ Oplossing: wekelijkse routine.

❌ Fouten in loonstroken

→ Oplossing: alles via online salarisadministratie doen.

FAQ — Veelgestelde vragen

1. Hoe lang moet ik mijn administratie bewaren?

Minimaal 7 jaar, soms 10 jaar.

2. Moet ik een zakelijke bankrekening gebruiken?

Niet verplicht, wel sterk aan te raden.

3. Is Excel voldoende voor mijn boekhouding?

Voor starters wel, maar je mist automatisering en controles. Tools zoals jortt voorkomen fouten.

4. Wanneer heb ik salarisadministratie nodig?

Zodra je personeel krijgt. Zie salarisadministratie uitleg.

5. Wanneer moet ik btw-aangifte doen?

Meestal per kwartaal.
Zie btw-aangifte doen.

Conclusie

Een goede administratie geeft rust, overzicht en controle. Door slim gebruik te maken van moderne software zoals jortt, door routines te volgen en inzicht te houden in je cijfers, bouw je een gezonde onderneming die klaar is voor groei — inclusief het moment waarop je personeel aanneemt en je overstapt op professionele loonadministratie.

Deze gids biedt je het volledige fundament. De rest is een kwestie van doen.

‍