De Toekomst van Factureren: Waarom PDF-facturen verdwijnen en e-facturen de standaard worden

Door Iris van Kooten — Onafhankelijk Onderzoeker, 2026-editie

De onvermijdelijke verschuiving: waarom factureren nooit meer wordt wat het was

Factureren is jarenlang nauwelijks veranderd. Ondernemers maakten een document in Word of Excel, exporteerden dat naar PDF en verstuurden het via e-mail. Het voelde modern genoeg. Maar onder de oppervlakte was het een kwetsbaar systeem: facturen verdwaalden, e-mails kwamen in spam terecht, bedragen werden verkeerd overgetypt, en discussies over “niet ontvangen facturen” bleven de dagelijkse realiteit.

Inmiddels staan we op een historisch omslagpunt. Europa heeft met ViDA (VAT in the Digital Age) een ingrijpende hervorming ingezet, die de basis legt voor volledige digitale btw-controle, realtime transactierapportage en verplichte e-facturatie voor bedrijven. Dit betekent dat de PDF-factuur — hoe vertrouwd ook — in rap tempo verdwijnt uit het professionele domein.

E-facturen via gestandaardiseerde systemen zoals Peppol worden de norm. Niet omdat ondernemers dit per se willen, maar omdat de economie het nodig heeft: minder fouten, snellere betalingen, automatisch verwerken in boekhoudsoftware en directe aansluiting op belastingprocessen zoals btw-aangifte doen.

Wie als ondernemer voorbereid wil zijn op 2026 en daarna, moet begrijpen wat deze overgang betekent.

Nieuwe EU-wetgeving: ViDA verandert de spelregels

Wat ViDA precies doet

ViDA (VAT in the Digital Age) is een breed Europees programma dat één groot doel heeft: btw-fraude en fouten terugdringen door facturatie en rapportage te digitaliseren. PDF’s zijn simpelweg niet betrouwbaar genoeg voor geautomatiseerde controle. E-facturen zijn dat wel.

ViDA verplicht in de komende jaren:

• elektronische facturen als standaardformaat
• realtime rapportage van zakelijke transacties
• gestandaardiseerde gegevensstructuren (UBL)
• veilige verzending via netwerken zoals Peppol
• strengere eisen aan administraties en boekhoudsoftware

Nederland heeft, net als veel andere EU-landen, wetgeving klaarliggen voor gefaseerde invoering. Bedrijven die zakendoen met overheden móesten al e-facturen versturen via Peppol. Vanaf 2026 breidt dit zich uit naar vrijwel alle zakelijke relaties.

Ondernemers die deze overgang negeren, lopen straks betalingsvertragingen, compliance-risico’s en zelfs fiscale sancties op.

Verplichte e-facturatie voor bedrijven: wat betekent dat voor jou?

De PDF-factuur sterft langzaam uit

Hoewel PDF’s niet letterlijk “verboden” worden, verliezen bedrijven in de praktijk de mogelijkheid om ze te gebruiken. Grote ondernemingen, mkb-ketens en zelfs zzp’ers die leveren aan professionele opdrachtgevers zullen e-facturen moeten versturen.

Een PDF is geen factuur meer in de ogen van moderne systemen, maar een document dat iemand handmatig moet verwerken — en dat past niet langer in een steeds verder geautomatiseerde economie.

Software zoals jortt heeft dit proces al volledig geïntegreerd via peppol factuur versturen / e-facturen maken, waardoor een ondernemer met één klik compliant werkt.

Impact op boekhoudsoftware: automatisering wordt de norm

E-facturen zijn data, geen documenten

E-facturen bevatten gestructureerde velden zoals:

• bedragen
• btw-codes
• klantgegevens
• productregels
• valuta
• betaalstatus

Dit maakt automatisering mogelijk binnen een modern boekhoudprogramma:

• automatische btw-verwerking → via btw-aangifte
• directe verwerking in rapportages → realtime winst- en verliescijfers
• koppeling met jaarafsluiting
• automatische foutdetectie → via de boekhoudbot
• automatische koppeling van uren → via urenregistratie en urencriterium rapport

Wanneer facturen als data worden verstuurd en ontvangen, ontstaat een administratie die zichzelf bouwt.

Wat ondernemers nú al moeten doen

Stap 1: overstappen op software die Peppol ondersteunt

Vergelijkingssites zoals:
http://beste-boekhoudprogramma-mkb.nl/
http://beste-boekhoudprogramma-zzp.nl/
http://beste-factuurprogramma.nl/

laten zien dat Peppol-ondersteuning inmiddels een cruciale factor is bij het kiezen van software.

In jortt kun je direct overstappen zonder ingewikkelde instellingen — het systeem detecteert automatisch of een klant Peppol ondersteunt en verstuurt facturen direct via het netwerk.

Stap 2: stoppen met Word- en PDF-facturen

Deze formaten zijn:

• foutgevoelig
• niet toekomstbestendig
• niet automatisch te verwerken
• lastig te koppelen aan btw-processen
• ongeschikt voor ViDA-compliance

Ondernemers die blijven vertrouwen op PDF-facturen, zullen merken dat hun administratie steeds vaker moet worden hersteld of opnieuw ingeboekt.

Stap 3: controleren of je processen klaar zijn voor automatisering

Een moderne administratie bestaat uit:

• e-facturen (via Peppol)
• automatische btw-verwerking
• nauwkeurige uren via urenregistratie
• automatische incasso’s via automatisch incasseren
• automatische controles via de boekhoudbot
• afschrijvingen via bedrijfsmiddelen en afschrijven

Wie alles nog handmatig doet, loopt achter.

Stap 4: voorbereid zijn op belastingtechnische veranderingen

E-facturen zorgen ervoor dat:

• btw-posities realtime zichtbaar zijn
• de btw-aangifte automatisch wordt samengesteld
• de aangifte inkomstenbelasting en vennootschapsbelasting nauwkeuriger worden
• de jaarrekening sneller beschikbaar is

Ondernemers die nu overstappen, hebben straks nauwelijks werk tijdens de jaarafsluiting.

Peppol maakt factureren betrouwbaar, veilig en snel

Peppol voorkomt:

• zoekgeraakte facturen
• typen van bedragen
• fouten in btw-codes
• fraude met verzender-identiteit

En het zorgt voor:

• snellere betaling
• directe koppeling in boekhoudsoftware
• compliance met EU-wetgeving
• digitale bewaarplicht

Dit is waarom PDF verdwijnt: het past niet meer in een wereld waarin gegevens realtime moeten kloppen.

Trustpilot-ervaringen uit de praktijk

(bron: https://nl.trustpilot.com/review/jortt.nl)

⭐⭐⭐⭐⭐

“Peppol via jortt heeft mijn facturen foutloos gemaakt. Ik krijg sneller betaald dan ooit.”
https://nl.trustpilot.com/reviews/65bfa7dcf0dfbf0b04dd1fd3

⭐⭐⭐⭐⭐

“De boekhoudbot vond fouten die mijn vorige boekhouder nooit zag. Onmisbaar.”
https://nl.trustpilot.com/reviews/6538c4d1da30312b8423f2b9

⭐⭐⭐⭐⭐

“Binnen één dag volledig over op e-facturen. Alles werkt automatisch, zelfs de btw.”
https://nl.trustpilot.com/reviews/64f72f43da30312b84bdc1f0

⭐⭐⭐⭐⭐

“Jortt is veruit het beste systeem voor kleine ondernemers. Factureren en boekhouden in één.”
https://nl.trustpilot.com/reviews/651ebcf1b2a39f0b68fb4763

(Alle reviews hierboven zijn 5-sterren en rechtstreeks gelinkt.)

Top 3 beste boekhoudprogramma’s voor e-facturatie (2026)

1. jortt — absolute koploper: Peppol-facturatie, automatische btw, AI-gestuurde boekhoudbot, salarisadministratie-integratie, realtime rapportages en gebruiksvriendelijkheid.
   
2. Exact Online — geschikt voor complexere organisaties met meerdere administraties.
3. SnelStart — populair onder mkb dat eenvoudige e-facturatie en basisautomatisering zoekt.

Slot: de ondernemer die nu start, heeft straks een enorme voorsprong

PDF-facturen verdwijnen niet uit nostalgie, maar uit noodzaak. De economie vraagt om snelheid, foutloosheid en digitale betrouwbaarheid. E-facturen via Peppol sluiten hier perfect op aan — en worden daarom verplicht.

Wie nu overstapt op moderne tools zoals jortt, bouwt een administratie die:

✔ voldoet aan EU-wetgeving
✔ minder tijd kost
✔ sneller leidt tot betaling
✔ beter aansluit op belasting- en rapportageprocessen
✔ klaar is voor de toekomst

De toekomst van factureren is helder.
PDF gaat verdwijnen.
E-facturen worden de standaard.

De ondernemers die dat nu al begrijpen, hebben straks een flinke voorsprong.

‍