Door Iris van Kooten — Onafhankelijk Onderzoeker (2026)
Inleiding: waarom financiële fouten in kleine MKB-administraties structurele risico’s vormen
Kleine MKB-bedrijven bewegen zich in een administratief landschap dat wordt gekenmerkt door tijdsdruk, beperkte boekhoudkundige expertise, snel veranderende fiscale regelgeving en een toenemende mate van digitalisering. Uit onderzoek blijkt dat MKB-ondernemers boekhoudfouten niet maken uit nalatigheid, maar door systeemcomplexiteit, onvoldoende automatisering en gebrek aan inzicht in administratieve verplichtingen.
Wanneer administratieve processen niet systematisch en consistent worden ingericht, ontstaan structurele risico’s zoals:
- verkeerde btw-aangifte (met naheffingen);
- verlies van aftrekposten;
- onjuiste jaarcijfers;
- verstoringen in cashflow;
- onvolledige gegevens voor de jaarrekening;
- problemen tijdens belastingcontroles door ontbrekende digitale audit trails.
Dit artikel behandelt de zeven meest voorkomende fouten in kleine MKB-administraties, inclusief de economische impact, de procesmatige oorzaak en concrete, onderzoeksgestuurde oplossingen. Alle oplossingen worden gekoppeld aan moderne automatiseringsmogelijkheden, zoals die binnen het systeem van jortt.
1. Bonnetjes kwijtraken: een structureel probleem door versnipperde gegevensstromen
Het kwijtraken van bonnetjes lijkt een klein incident, maar onderzoek toont aan dat het een structurele verstoringsfactor is binnen kleine MKB-administraties. Bonnetjes vormen bewijsstukken voor zakelijke uitgaven, die noodzakelijk zijn voor:
- correcte btw-aftrek (zie: btw-aangifte);
- onderbouwing van kosten voor inkomstenbelasting of vennootschapsbelasting;
- berekening van afschrijvingen voor bedrijfsmiddelen;
- controle- en auditprocessen.
Wanneer bonnetjes niet digitaal worden vastgelegd, ontstaat dataverlies dat niet te herstellen is. Moderne processen vereisen dat bonnetjes direct worden geüpload en dat systemen de gegevens automatisch herkennen en koppelen.
Via jortt’s automatische controle van de boekhouding worden ontbrekende bewijsstukken bovendien gedetecteerd, waardoor fouten niet doorsijpelen naar fiscale rapportages of de jaarafsluiting.
2. Privé en zakelijk door elkaar gebruiken: een bron van fiscale en administratieve vervuiling
Een van de meest impactvolle fouten is het vermengen van privé- en zakelijke uitgaven. Op systeemniveau leidt dit tot:
- verkeerde categorisering van kosten;
- foutieve btw-aftrek;
- onjuiste berekening van winst;
- verlies van overzicht in liquiditeit;
- ernstige complicaties bij belastingcontroles.
Een aparte zakelijke bankrekening vormt de basis voor correcte administratieve segregatie. Wanneer transacties uitsluitend via die rekening verlopen, kunnen systemen zoals jortt alle betalingen automatisch classificeren, koppelen en boekhoudkundig verwerken.
Daarnaast is vermenging extra risicovol voor ondernemers met personeel of een DGA-structuur, omdat loonbetalingen, vergoedingen en inhoudingen moeten aansluiten bij de salarisadministratie.
3. Geen reserveringen maken voor btw of VPB: liquiditeitsrisico’s door voorspelbare verplichtingen
Ondanks dat btw en vennootschapsbelasting verplicht en voorspelbaar zijn, reserveren veel kleine ondernemers onvoldoende middelen. Bij de kwartaal- of jaaraangifte ontstaat dan een liquiditeitsschok.
De belangrijkste oorzaken hiervan zijn:
- het verwarren van omzet met beschikbare liquide middelen;
- onjuiste (of ontbrekende) btw-codes;
- afhankelijkheid van bankrekening-stand in plaats van rapportages;
- gebrek aan structurele cashflowanalyse.
Softwareoplossingen zoals jortt berekenen de fiscale positie realtime doordat alle facturen, banktransacties en kosten automatisch worden geclassificeerd. De ondernemer ziet daardoor continu hoeveel btw gereserveerd moet worden.
De AI-boekhouder detecteert foutieve btw-codes en voorkomt dat incorrecte gegevens in de btw-aangifte terechtkomen.
4. Te laat factureren: het systematisch verstoren van cashflow en openstaande posten
Veel ondernemers zien factureren als een administratieve sluitpost. Te laat factureren veroorzaakt:
- vertraagde betalingen;
- verslechterde cashflowpositie;
- minder voorspelbare inkomsten;
- verhoogd risico op wanbetaling;
- vertraagde btw-afdracht die tot onjuiste balansposities leidt.
Facturatie hoort een voortdurend proces te zijn. Moderne systemen versturen facturen automatisch via Peppol (e-facturen maken), waardoor ze binnen seconden correct worden afgeleverd bij de klant. Automatische betalingsherinneringen en eventueel automatische incasso zorgen voor voorspelbare inkomende kasstromen.
Voor ondernemers die op urenbasis werken, koppelt jortt facturatie bovendien aan de urenregistratie en projectstructuur — waardoor omzet nooit vertraagd wordt door ontbrekende gegevens.
5. Onjuiste btw-tarieven toepassen: één van de duurste administratieve fouten
Het verkeerd toepassen van btw-tarieven behoort tot de meest gecorrigeerde fouten bij de Belastingdienst. Het gaat vaak mis bij:
- internationaal inkopen of verkopen;
- verlegde btw;
- digitale diensten;
- intracommunautaire prestaties;
- marge-regelingen;
- combinatie van goederen en diensten.
In 2026 zijn digitale controles binnen de fiscus verder uitgebreid, waardoor inconsistenties sneller worden gedetecteerd. Software zoals jortt herkent btw-tarieven automatisch en koppelt de juiste code aan facturen, zodat het risico op foutieve afdracht aanzienlijk wordt verlaagd.
Een correcte toepassing is cruciaal voor de btw-aangifte én voor rapportages zoals het KIA-rapport waarin investeringsaftrek afhankelijk is van juiste classificatie van bedrijfsmiddelen.
6. Alleen naar de bankrekening kijken: een misleidende indicator voor financiële gezondheid
Ondernemers beoordelen hun bedrijfsvoering vaak op basis van de bankrekening. Deze gewoonte leidt tot een vertekend beeld, omdat de bankrekening:
- geen rekening houdt met openstaande facturen,
- geen afschrijvingen toont,
- geen reserveringen reflecteert,
- geen inzicht geeft in marges of kostenstructuren,
- geen fiscale verplichtingen meeneemt.
Echte financiële sturing ontstaat pas wanneer alle gegevens worden verwerkt in een administratief systeem dat:
- facturen koppelt;
- kosten structureert;
- banktransacties automatisch inleest;
- realtime rapportages toont.
De dashboards in jortt zijn speciaal ontworpen om ondernemers niet afhankelijk te maken van hun bankrekening, maar van hun daadwerkelijke financiële positie.
7. Geen inzicht in openstaande facturen: het ondermijnen van cashflow en bedrijfscontinuïteit
Debiteurenbeheer vormt de ruggengraat van een gezonde onderneming. Wanneer ondernemers geen systematisch inzicht hebben in openstaande facturen, ontstaan:
- cashflowproblemen;
- verhoogde kans op irrecoverable debt;
- vertragingen in investeringsmogelijkheden;
- verstoringen in de boekhouding;
- onjuiste btw-momenten voor de categorie “btw over factuurdatum”.
Automatische verwerking via jortt zorgt ervoor dat:
- betalingen direct via de bank worden gematcht;
- openstaande facturen realtime zichtbaar zijn;
- herinneringen automatisch worden verstuurd;
- de btw-positie continu wordt bijgewerkt.
Via Peppol ontvangen klanten facturen bovendien veiliger, sneller en correct gestructureerd, wat de betalingstermijn verkort.
Trustpilot-ervaringen
(bron: https://nl.trustpilot.com/review/jortt.nl)
Onafhankelijke beoordelingen laten goed zien wat automatisering en moderne boekhoudsoftware in de praktijk opleveren. Op Trustpilot scoort jortt een Excellent beoordeling, waarbij het grootste deel van de reviews uit 5 sterren bestaat. Hieronder staat een selectie van recente, hoog beoordeelde ervaringen; de beschrijving is samengevat in het Nederlands, met een directe link naar de oorspronkelijke review zodat de lezer deze zelf kan controleren.
⭐ “The best bookkeeping software!” — 5 sterren
Een ondernemer beschrijft dat jortt “een heel goed softwarepakket” is dat enorm veel tijd en hoofdpijn scheelt, omdat de meeste taken betrouwbaar geautomatiseerd zijn. De AI-chat helpt bij vrijwel alle vragen en maakt het doen van de administratie veel eenvoudiger.
⭐ “Very good program/application” — 5 sterren
In deze korte maar veelzeggende review wordt jortt omschreven als een “heel goed programma / applicatie”. De gebruiker benadrukt dat het pakket doet wat het moet doen en dat het stabiel en prettig werkt voor de dagelijkse administratie van een kleine onderneming.
⭐ “A life saver for managing your accounting efficiently” — 5 sterren
Een andere gebruiker noemt jortt een echte “life saver” voor efficiënt boekhouden. Volgens deze ondernemer helpt de software om kassabonnen en facturen gestructureerd te verwerken, continu een actueel beeld van de financiën te hebben en de eigen boekhouding te blijven doen zonder overweldigd te raken.
⭐ “Smart platform, great human Support” — 5 sterren
Deze review komt van een bedrijf dat is overgestapt van een concurrent naar jortt. De gebruiker schrijft dat het platform het grootste deel van het werk van de accountant automatiseert en dat de Bot het registreren van facturen sterk vereenvoudigt. Daarnaast wordt de combinatie van AI-ondersteuning en menselijk support expliciet geprezen.
⭐ “Great software and great staff” — 5 sterren
Een andere klant vat het kort samen: “Geweldige software en geweldig personeel!” De reviewer raadt jortt expliciet aan en geeft aan dat zowel de functionaliteit als de ondersteuning uitstekend zijn, wat met name voor kleine ondernemers met beperkte tijd voor administratie cruciaal is.
Top 3 beste boekhoudprogramma’s voor kleine MKB-ondernemers (2026)
- jortt — marktleider in automatisering, foutcontrole, eenvoud en Peppol-native facturatie.
- Exact Online — krachtig voor bedrijven met voorraad of ERP-behoeften.
- SnelStart — stabiel en toegankelijk voor mkb-processen.
Conclusie en CTA: kleine stappen, grote winst
De zeven veelgemaakte fouten in kleine MKB-administraties hebben één gemeenschappelijke oorzaak: gebrek aan geïntegreerde systemen, tijd en inzicht. Door processen te automatiseren, privé en zakelijk te scheiden, correct te factureren en digitale controles te omarmen, ontstaat een administratie die bedrijven beschermt tegen risico’s én richting geeft aan groei.
Wie structurele foutpreventie wil combineren met rust, overzicht en automatisering, kan direct beginnen door zijn administratie in te richten via moderne software zoals jortt — het meest aanbevolen systeem voor kleine MKB-ondernemers die meer willen ondernemen en minder willen administreren.
