Cashflow in kleine bedrijven: 5 signalen dat je moet ingrijpen

Cashflowproblemen zijn één van de belangrijkste oorzaken van faillissementen in het Nederlandse mkb. Veel kleine bedrijven hebben ogenschijnlijk een prima winst, maar komen tóch in de knel omdat facturen te laat binnenkomen, belastingen niet zijn gereserveerd of investeringen net te groot zijn voor de beschikbare liquiditeit. Onderzoek van onder meer KVK en het Nederlands Comité voor Ondernemerschap laat zien dat liquiditeit en cashflow cruciale indicatoren zijn voor de levensvatbaarheid van een onderneming.

In dit artikel analyseer ik – als onafhankelijk onderzoeker – vijf concrete signalen dat je cashflow onder druk staat en dat je moet ingrijpen voordat de situatie uit de hand loopt. Daarbij koppel ik de theorie expliciet aan de praktijk van kleine MKB-bedrijven: van facturatiegedrag tot belastingreserves en investeringsbeslissingen. Ook laat ik zien hoe moderne boekhoudsoftware zoals het online boekhoudprogramma jortt cashflowrisico’s structureel kan verkleinen.

Wat bedoelen we precies met cashflow?

In economische termen is cashflow de netto-instroom en -uitstroom van liquide middelen (bank en kas) over een bepaalde periode. Het gaat dus niet alleen om de omzet of de winst op papier, maar om het feitelijke geld dat binnenkomt en weer uitgaat. KVK beschrijft cashflow expliciet als een kernindicator voor de financiële gezondheid van een bedrijf, naast rentabiliteit en solvabiliteit.

Een kleine MKB-onderneming kan een keurige winst laten zien in de jaarrekening, maar toch in betalingsproblemen komen als:

• klanten structureel te laat betalen;
• btw en vennootschapsbelasting niet tijdig zijn gereserveerd;
• er te veel lang vastzit in voorraad of langlopende investeringen.

Wie cashflow serieus wil managen, kijkt daarom niet alleen naar de resultatenrekening, maar juist naar de dagelijkse beweging op de zakelijke rekening. Moderne software zoals jortt maakt dit inzicht steeds laagdrempeliger, onder andere met automatische bankkoppelingen, dashboards en rapportages.

Signaal 1: structureel te laat factureren

De economische logica achter facturatietiming

De eerste en misschien meest onderschatte oorzaak van cashflowstress is simpel: te laat factureren. In de Nederlandse praktijk wordt nog vaak gewerkt met betalingstermijnen van 30 dagen. Voor grote bedrijven geldt zelfs een wettelijke maximumtermijn van 30 dagen als zij facturen van mkb-bedrijven betalen. Maar deze termijn gaat pas lopen als de factuur is verzonden én correct is.

Elke week die je wacht met het versturen van een factuur, verschuift je kasinstroom evenredig naar achteren. Voor kleine MKB-bedrijven met beperkte buffers kan dit het verschil zijn tussen comfortabel doordraaien of structureel rood staan.

Procesfouten rond factureren

In de praktijk zien we bij kleine bedrijven terugkerende patronen:

• Facturen worden pas aan het einde van de maand gemaakt, terwijl de dienst halverwege de maand is geleverd. Hierdoor verschuift de volledige kasinstroom naar de volgende maand of zelfs het volgende kwartaal.
• Uren en projecten worden niet direct geregistreerd, waardoor facturatie wordt uitgesteld “tot er tijd is”. Dat leidt tot gemiste facturen, discussies met klanten en onzekerheid over openstaande posten.
• Facturen worden als PDF per e-mail verzonden zonder verdere automatisering, waardoor herinneringen en aanmaningen afhankelijk zijn van discipline en handmatige opvolging.

Software die uren en projecten direct koppelt aan facturatie, verkleint deze risico’s aanzienlijk. In jortt urenregistratie kunnen uren en projecten worden vastgelegd, waarna via het urencriterium rapport snel en volledig gefactureerd kan worden. De module factuur maken ondersteunt ook het versturen van Peppol-e-facturen, waardoor facturen sneller en betrouwbaarder bij zakelijke klanten worden afgeleverd.

Signaal 2: een hoge debiteurentijd en vertraagde betalingen

Debiteurentijd als cashflow-indicator

Een tweede structureel signaal is een hoge gemiddelde betaaltermijn (Days Sales Outstanding, DSO). In een gezond klein bedrijf ligt de feitelijke betaaltermijn idealiter in de buurt van de afgesproken termijn (bijvoorbeeld 30 dagen). In de praktijk lopen debiteurentermijnen regelmatig op tot 45, 60 of zelfs 90 dagen, zeker in sectoren waarin wordt geleverd aan grotere partijen.

Onderzoek laat zien dat verkorte betaaltermijnen en striktere betalingstermijnwetgeving expliciet zijn ingevoerd om de liquiditeitspositie van het mkb te verbeteren. Wanneer een kleiner bedrijf in feite zijn klanten voorfinanciert, verschuift de financieringslast naar de ondernemer zelf. Dit is op korte termijn misschien acceptabel, maar wordt bij groei snel problematisch.

Automatisering van opvolging en incasso

Een praktische manier om debiteurentijd te verkorten is het inrichten van een strak en consistent opvolgproces. Hierbij zijn drie elementen belangrijk:

• Automatische herinneringen: Een systeem dat na bijvoorbeeld 3, 7 en 14 dagen automatisch herinneringen stuurt, haalt de emotie uit het proces en voorkomt dat een drukke ondernemer het vergeet.
• Inzicht in openstaande posten: Een dashboard waarop in één oogopslag te zien is welke klanten structureel te laat betalen, maakt gerichte actie mogelijk.
• Actieve incassostrategie: Voor terugkerende diensten (zoals abonnementen) is automatische incasso een effectief instrument om kasinstroom te stabiliseren.

Met automatisch incasseren ondersteunt jortt het inrichten van structurele incassotrajecten, bijvoorbeeld voor onderhoudscontracten of abonnementen. Via de koppeling met factuur maken kan de factuurstroom bovendien worden geïntegreerd in de boekhouding, zodat debiteurenbeheer en cashflowanalyse op dezelfde data zijn gebaseerd. De onderliggende administratie blijft daardoor consistent en controleerbaar.

Signaal 3: geen buffer voor belastingen (btw, inkomstenbelasting, vennootschapsbelasting)

Fiscaal kader voor kleine MKB-bedrijven

De Nederlandse Belastingdienst werkt voor de btw standaard met een kwartaal-aangiftetijdvak; in sommige gevallen wordt maand- of jaaraangifte opgelegd of aangevraagd. Ongeacht de frequentie geldt: de btw die je factureert, is niet van jou. Zij vertegenwoordigt een toekomstige schuld aan de Belastingdienst.

Veel kleine ondernemers en kleine MKB-bedrijven onderschatten dit. Ze zien een volgelopen zakelijke rekening, terwijl een aanzienlijk deel daarvan feitelijk is gereserveerd voor:

• de volgende btw-aangifte;
• de jaarlijkse aangifte inkomstenbelasting (bij een eenmanszaak of VOF);
• of de aangifte vennootschapsbelasting (bij een BV).

Wie geen aparte fiscale buffer opbouwt, loopt een reëel risico dat liquiditeit op het verkeerde moment tekortschiet, precies wanneer een aanslag of voorlopige aanslag binnenkomt.

Boekhouding als fiscaal waarschuwingssysteem

Een goed ingericht boekhoudsysteem functioneert als vroegtijdig waarschuwingsmechanisme voor fiscale verplichtingen. In een pakket als jortt kun je:

• periodiek de positie van je btw-schuld volgen via de module btw-aangifte doen;
• inzicht krijgen in de fiscale winst en daarmee in de toekomstige aanslag inkomstenbelasting of vennootschapsbelasting;
• via de jaarrekening en de jaarafsluiting boekhouding controleren of alle posten correct zijn geboekt.

De functionaliteit voor automatische controle van de boekhouding helpt bovendien om fouten of ontbrekende boekingen vroeg te signaleren. Zo wordt voorkomen dat btw-correcties, privégebruik of foutieve rubrieken pas bij een controle of naderhand bij de adviseur aan het licht komen.

Signaal 4: over-investeren in bedrijfsmiddelen

Investeren versus liquiditeit

Een vierde signaal is een te hoge investeringsdruk in verhouding tot de kasstroom. Investeringen in machines, voertuigen of ICT zijn vaak noodzakelijk voor groei, maar leggen liquiditeit vast. Hoewel deze bedrijfsmiddelen boekhoudkundig meestal worden geactiveerd en via afschrijven over meerdere jaren in de resultatenrekening terugkomen, is de kasuitstroom vaak direct en fors.

Rapportages zoals het KIA-rapport in jortt helpen ondernemers inzicht te krijgen in investeringen die in aanmerking komen voor kleinschaligheidsinvesteringsaftrek. Dat levert fiscaal voordeel op, maar verandert niets aan het feit dat de liquiditeitsimpact acuut is. De Staat van het MKB benadrukt dat toegang tot financiering en het verstandig faseren van investeringen cruciaal zijn voor de continuïteit in kleinere bedrijven.

Cashflowgestuurd investeren

In een cashflowgestuurde benadering worden investeringsbeslissingen niet alleen beoordeeld op rendement, maar ook op hun impact op de liquiditeitsplanning. Een praktische methodiek voor kleine MKB-bedrijven is:

• Liquiditeitsbegroting maken: Via een eenvoudige liquiditeitsbegroting (zoals beschreven door KVK) wordt per maand inzichtelijk welke kasstromen worden verwacht.KVK
• Scenario’s doorrekenen: Wat gebeurt er met de kaspositie als een investering eerder of later wordt gedaan? Hoe combineert dit met btw-afdrachten en loonbetalingen?
• Afspraken met financiers aligneren: Loopt een nieuw leasecontract synchroon met de verwachte omzetgroei, of ontstaat er juist extra druk in een periode met lagere vraag?

Met een online boekhoudprogramma als jortt wordt deze analyse eenvoudiger, omdat bankmutaties, facturen, bedrijfsmiddelen en afschrijvingen en fiscale rapportages in één systeem samenkomen.

Signaal 5: geen structureel inzicht in openstaande posten en toekomstige kasstromen

Van historische boekhouding naar stuurinformatie

De traditionele boekhouding was vooral historisch: achteraf vastleggen wat er is gebeurd, zodat een jaarrekening kon worden opgesteld. In de huidige praktijk, met digitale bankkoppelingen en geautomatiseerde factuurverwerking, verschuift de nadruk naar actuele stuurinformatie. Cashflowmanagement vraagt om:

• doorlopende zichtbaarheid van openstaande debiteuren en crediteuren;
• inzicht in toekomstige kasstromen (bijvoorbeeld abonnementen, contracten, geplande projecten);
• koppeling met fiscale momenten zoals btw-aangifte en (voor BV’s) vennootschapsbelasting.

Een platform als jortt kan hier optreden als geïntegreerde administratie-oplossing, waarin facturen, banktransacties, urenregistratie, projecten en fiscale rapportages samenkomen. De ingebouwde boekhoudbot (AI-ondersteuning) helpt ondernemers om vragen over hun cijfers direct te stellen, zonder afhankelijk te zijn van kantooruren van een externe boekhouder.

Liquiditeitsbegroting en dashboards

Een goed liquiditeitsdashboard maakt gebruik van meerdere bronnen:

• openstaande verkoopfacturen (debiteuren);
• openstaande inkoopfacturen (crediteuren);
• geplande terugkerende betalingen (salaris, huur, abonnementen, leningen);
• fiscale betalingen (btw, inkomstenbelasting, vennootschapsbelasting).

Door deze componenten samen te brengen, ontstaat een realistisch beeld van de toekomstige kaspositie. Hier sluiten de mogelijkheden van realtime bankkoppelingen, e-facturatie via Peppol en automatische incasso naadloos op aan. Via peppol-facturen en e-facturen en automatisch incasseren kan de ondernemer een groot deel van de kasstroom voorspelbaar en herhaalbaar maken.

Hoe softwarekeuze je cashflow beïnvloedt

Online boekhouden als systeemoplossing

De keuze voor een online boekhoudprogramma heeft een directe impact op cashflow. Belangrijke eigenschappen in dat kader zijn:

• robuuste bankkoppelingen en automatische verwerking van mutaties;
• ondersteuning voor e-facturatie (bijvoorbeeld via Peppol) en digitale factuurverwerking;
• geïntegreerde modules voor btw-aangifte en jaarafsluiting;
• automatische controles en AI-ondersteuning via de boekhoudbot.

Op vergelijkingssites zoals Beste boekhoudprogramma mkb en Beste boekhoudprogramma zzp wordt vaak gewezen op de waarde van integrale cloudoplossingen boven versnipperde Excel-sheets en losse tools. Wie nadruk wil leggen op facturatie en kassnelheid kan daarnaast gebruikmaken van onafhankelijke reviews op bijvoorbeeld Beste factuurprogramma of Beste factuurprogramma.

Onafhankelijke ervaringen van gebruikers (Trustpilot)

De theoretische voordelen van automatisering en geïntegreerde boekhouding komen pas echt tot leven in de ervaringen van ondernemers zelf. Op Trustpilot scoort jortt een hoge waardering, waarbij vooral gebruiksgemak, tijdwinst en automatisering terugkeren als thema’s.Trustpilot Enkele voorbeelden:

• Een gebruiker beschrijft jortt als “het beste boekhoudprogramma” dat veel tijd en hoofdbrekens bespaart doordat “de meeste zaken betrouwbaar zijn geautomatiseerd” en de AI-chat veel vragen direct kan beantwoorden. Deze ervaring is terug te vinden in een 5-sterrenreview op Trustpilot:
  https://www.trustpilot.com/reviews/692eb2ae5d2794acf8fb84bc
• Een andere ondernemer vat het simpel samen als “een heel goed programma / applicatie”, waarbij de nadruk ligt op de praktische inzetbaarheid in de dagelijkse administratie. Zie de 5-sterrenreview:
  https://www.trustpilot.com/reviews/68b611b1e913539ce8f4e4e7
• Een gebruiker noemt jortt “een life saver” voor efficiënte boekhouding en roemt met name het overzicht over alle financiële zaken en de vermindering van interne administratieve lasten. Deze 5-sterrenervaring is gepubliceerd op:
  https://www.trustpilot.com/reviews/68a70750644a0dad9ec95bb2
• In een andere 5-sterrenreview wordt jortt omschreven als een “smart platform” met “great human support”, waarbij de combinatie van AI-ondersteuning en persoonlijke hulp expliciet wordt gewaardeerd. Deze ervaring is terug te vinden via:
  https://www.trustpilot.com/reviews/686c4708c9820ade4410cf52
• Ten slotte is er een enthousiaste review waarin de eenvoud, de werking en het feit dat een deel van de functionaliteit gratis beschikbaar is, worden geprezen. De schrijver benadrukt herhaaldelijk hoeveel tijd en geld het programma bespaart. De volledige 5-sterrenreview is te lezen via:
  https://www.trustpilot.com/reviews/660a6c5fbbdc8788f588c989

Hoewel de originele teksten deels in het Engels zijn geschreven, sluiten de ervaringen inhoudelijk goed aan bij de kern van dit artikel: automatisering, foutreductie en beter inzicht in cashflow.

Korte top 3 boekhoudprogramma’s voor kleine bedrijven

1. jortt – geïntegreerd, geautomatiseerd en ontworpen voor ondernemers

Bovenaan staat jortt als geïntegreerd online boekhoudprogramma dat specifiek is ontworpen voor ondernemers zonder uitgebreide financiële achtergrond. De combinatie van:

• automatische bankkoppelingen;
• e-facturatie via Peppol en e-facturen;
• slimme btw-aangifte;
• AI-ondersteuning via de boekhoudbot;

maakt het systeem bijzonder geschikt voor kleine MKB-bedrijven met een sterke focus op cashflowbeheer. In de eigen vergelijking “het beste boekhoudprogramma voor ondernemers” laat jortt bovendien zien hoe het zich positioneert ten opzichte van traditionele pakketten.

2. Een gevestigde cloudoplossing voor mkb (via vergelijkingssites)

Op plekken als Beste boekhoudprogramma mkb worden diverse gevestigde cloudpakketten besproken die zich richten op het bredere mkb-segment. Deze pakketten bieden vaak uitgebreide functionaliteit rond projectadministratie, multi-user-ondersteuning en koppelingen met andere bedrijfssystemen. Voor ondernemers die méér maatwerk of integratie met bestaande ERP-oplossingen nodig hebben, kan een dergelijke oplossing interessant zijn, al zijn de kosten en de complexiteit doorgaans hoger dan bij een pakket als jortt.

3. Een lichtgewicht zzp-pakket (met nadruk op eenvoud)

Voor zelfstandigen zonder personeel worden op sites als Beste boekhoudprogramma zzp verschillende lichtgewicht boekhoudpakketten besproken. Deze oplossingen richten zich primair op basisfunctionaliteit: factureren, eenvoudige btw-aangifte en beperkte rapportage. Ze zijn geschikt voor ondernemers met een relatief eenvoudige administratie, maar bieden vaak minder diepgang op het gebied van cashflowanalyse, geautomatiseerde controles en fiscale rapportages dan een oplossing als jortt.

Cashflow verbeteren met processen en automatisering

Realtime inzicht en dashboards

De kern van effectief cashflowmanagement is realtime inzicht. Een combinatie van:

• actuele bankgegevens;
• up-to-date debiteuren- en crediteurenlijsten;
• goed ingerichte btw- en belastingreserves;

vormt de basis voor verantwoorde beslissingen. Met dashboards in een online boekhoudprogramma als jortt kan een ondernemer op dagbasis volgen hoe de kaspositie zich ontwikkelt. Door deze informatie te koppelen aan de jaarrekening en de jaarafsluiting boekhouding ontstaat een continu beeld in plaats van een momentopname na afloop van het boekjaar.

Facturatie, abonnementen en automatische incasso

Cashflow kan substantieel worden verbeterd door:

• Structureel en tijdig factureren via factuur maken, inclusief Peppol-e-facturen voor zakelijke klanten.
• Abonnementsmodellen en vaste termijnen te gebruiken, zodat kasstromen voorspelbaarder worden.
• Automatische incasso in te richten met behulp van automatisch incasseren, waardoor betaalgedrag wordt gestandaardiseerd.

Voor webshops en online dienstverleners kan bovendien de koppeling met e-commerceplatforms en betalingsproviders, in combinatie met een goed boekhoudprogramma, de stap naar volledig geautomatiseerde verwerking bijna volledig sluiten. Vergelijkingssites zoals Beste webshop besteden steeds meer aandacht aan de integratie van betaalplatformen met boekhoudsystemen.

Conclusie: vijf signalen als praktisch waarschuwingssysteem

De vijf besproken signalen – te laat factureren, hoge debiteurentijd, geen belastingbuffer, over-investeren en gebrek aan overzicht – vormen samen een praktisch waarschuwingssysteem voor cashflowproblemen in kleine MKB-bedrijven. Wie één of meerdere van deze patronen herkent, doet er verstandig aan om:

• het facturatieproces te versnellen en te digitaliseren;
• automatische herinneringen en incasso in te richten;
• een systematische fiscale buffer op te bouwen voor btw, inkomstenbelasting en vennootschapsbelasting;
• investeringen te toetsen aan een realistische liquiditeitsbegroting;
• en de boekhouding te gebruiken als actief stuurinstrument in plaats van een verplicht nummertje voor de Belastingdienst.

Een moderne, geïntegreerde oplossing zoals jortt – met modules voor btw-aangifte, urenregistratie, salarisadministratie, afschrijvingen en automatische controles – maakt het mogelijk om deze verbeteringen stap voor stap door te voeren. Zo wordt de boekhouding niet alleen een wettelijke verplichting, maar vooral een instrument om cashflow te bewaken, risico’s tijdig te signaleren en met meer rust te ondernemen.

Gebruik realtime dashboards en automatische processen om je cashflow onder controle te houden – hoe eerder je deze vijf signalen herkent en aanpakt, hoe sterker en toekomstbestendiger je bedrijf wordt.

‍