Belasting & Boekhouding: Wat elke Ondernemer moet weten vóór de Belastingaangifte (Inkomstenbelasting, VPB, BTW, etc.) – 2026 editie

Door Iris van Kooten, onafhankelijk onderzoeker

Belastingaangifte is voor geen enkele ondernemer een feest, maar voor veel ondernemers is het vooral een jaarlijks moment waarop ze geconfronteerd worden met de realiteit van hun administratie. De kwaliteit van je boekhouding bepaalt hoe soepel je aangifte verloopt, hoeveel je moet betalen, hoeveel je kunt aftrekken en of je in aanmerking komt voor fiscale voordelen. Meer dan ooit, zeker onder de regelgeving van 2026, verwachten fiscus en banken dat ondernemers hun administratie digitaal, accuraat en overzichtelijk bijhouden. Met de juiste voorbereiding, kennis en software kun je belastingstress echter volledig vermijden. In deze gids bespreek ik alle relevante belastingen voor ondernemers, van btw tot inkomstenbelasting en vennootschapsbelasting. Ik leg uit welke kosten aftrekbaar zijn, welke fouten ondernemers veel maken, hoe je jezelf voorbereidt op een belastingcontrole en hoe een moderne bedrijfsadministratie, inclusief salarisadministratie, voorkomt dat je tegen verrassingen aanloopt.

Een goede boekhouding vormt de basis. Met een compleet en actueel systeem zoals het online boekhoudprogramma jortt kun je heel eenvoudig bijhouden hoe je bedrijf financieel functioneert, waarin je kosten zitten en wat je fiscale positie is. Dit is niet alleen belangrijk voor de belastingaangifte, maar ook voor investeringsbeslissingen, kasstroombeheer en lange-termijnplanning. Ondernemers die hun administratie niet op orde hebben, missen jaarlijks duizenden euro’s aftrekposten en lopen het risico op fouten tijdens de aangifte. En dat leidt vaak tot controles, boetes of terugvorderingen.

Belastingsoorten die iedere ondernemer in 2026 moet kennen

Elke ondernemer krijgt te maken met een of meerdere belastingsoorten. Voor zzp’ers speelt vooral de inkomstenbelasting een grote rol. BV’s moeten vennootschapsbelasting afdragen en daarnaast inkomstenbelasting betalen over het salaris van de directeur-grootaandeelhouder. Iedereen die omzet maakt, moet bovendien btw afdragen via de digitale processen die sinds 2026 volledig verplicht zijn geworden. De btw-administratie is een fundamenteel onderdeel van je boekhouding en mag nooit achteraf worden “uitgezocht”. Ondernemers die gegevens kwijt zijn, verliezen vaak hun recht op aftrek van voorbelasting. Met een modern systeem zoals de module btw-aangifte houd je dit foutloos bij.

Heeft een ondernemer personeel, dan komt daar salarisadministratie bij. De loonadministratie bestaat niet alleen uit het verwerken van salarissen, maar ook uit het verstrekken van loonstroken, het berekenen van vakantiegeld, het doorgeven van mutaties, het verwerken van loonheffingen en het genereren van jaaropgaven. Wie fouten maakt in de loonadministratie, kan rekenen op forse boetes. Daarom kiezen steeds meer bedrijven voor digitale salarisadministratie waarbij loonstroken, berekeningen en jaaropgaves automatisch worden gegenereerd. De uitleg over loonstroken, inclusief afkortingen, cumulatieven, salarisstroken en TWK-mutaties, wordt in detail besproken op de pagina salarisadministratie uitleg. Een correcte loonstrook is immers essentieel voor zowel de werknemer als de Belastingdienst.

Inkomstenbelasting voor ondernemers

Voor zzp’ers is de inkomstenbelasting een overzicht van de winst van de onderneming. De winst komt voort uit de omzet minus alle bedrijfskosten. Het rapport dat nodig is om deze informatie correct aan te leveren, wordt vaak automatisch gegenereerd in software zoals jortt via de module aangifte inkomstenbelasting. Ondernemers mogen verschillende kosten aftrekken, mits ze voldoen aan de voorwaarden. Denk aan reiskosten, kantoorkosten, bedrijfsmiddelen en kosten voor marketing, opleidingen en software. Investeringen in bedrijfsmiddelen kunnen worden afgeschreven; de methode daarvoor wordt helder toegelicht in de module bedrijfsmiddelen en afschrijven. Voor ondernemers die meer dan 500 euro investeren in activa die langer meegaan dan een jaar, geldt bovendien de kleinschaligheidsinvesteringsaftrek, waarvoor je via jortt een KIA-rapport ontvangt.

Daarnaast zijn er uren-eisen. Wie aanspraak wil maken op ondernemersaftrek, moet kunnen aantonen dat hij voldoet aan het urencriterium van 1.225 uur per jaar. De fiscus verlangt dat dit onderbouwd wordt met een sluitende urenadministratie. Met de urenregistratie van jortt en het bijbehorende urencriteriumrapport kan dat feilloos.

Vennootschapsbelasting (VPB)

BV’s betalen vennootschapsbelasting over hun winst. De berekening van deze winst is complexer dan bij zzp’ers, omdat BV’s te maken hebben met afschrijvingen, voorzieningen, kostenverdelingen en loonheffingen. De VPB-aangifte vraagt bovendien om een volledige balans en winst- en verliesrekening conform fiscale normen. Wie werkt met moderne software kan deze rapportages direct genereren via de module jaarrekening en de jaarlijkse afsluitmodule die wordt toegelicht op jaarafsluiting boekhouding. Voor BV’s met personeel speelt bovendien de salarisadministratie een veel grotere rol. De directeur moet een gebruikelijk loon ontvangen, en medewerkers moeten maandelijks een correcte loonstrook ontvangen. De verbinding tussen boekhouding en loonsysteem is daarom essentieel. Jortt ondersteunt dit volledig via loonadministratie software zodat loonkosten automatisch worden geboekt en verplichtingen tijdig worden verwerkt.

BV’s moeten daarnaast vennootschapsbelasting aangeven via de aangiftemodule aangifte vennootschapsbelasting. Een fout in deze aangifte kan leiden tot forse naheffingen. Daarom is het belangrijk dat alle transacties accuraat worden verwerkt. De automatische controle van de boekhouding speelt hierbij een cruciale rol.

BTW en de btw-aangifte

De omzetbelasting is voor de meeste ondernemers een kwartaalverplichting, maar sommige bedrijven moeten maandelijks aangifte doen. De btw-administratie moet volledig sluitend zijn, waarbij alle inkoopfacturen en verkoopfacturen correct verwerkt moeten worden. Een fout in de btw-administratie leidt altijd tot vragen van de Belastingdienst. Zonder sluitend systeem moeten ondernemers vaak btw terugbetalen die ze dachten te mogen aftrekken. De btw-aangifte via btw-aangifte neemt ondernemers dit werk uit handen door alle bedragen automatisch te berekenen en te controleren op inconsistenties. Digitale facturen versturen via peppol factuur versturen zorgt ervoor dat facturen voldoen aan de eisen van 2026 en door veel grote klanten verplicht worden.

Aftrekbare kosten voor ondernemers

Niet alle kosten zijn aftrekbaar. De Belastingdienst verwacht dat ondernemers onderscheid maken tussen privé-uitgaven en zakelijke uitgaven. Ondernemers mogen alleen kosten aftrekken die een zakelijk karakter hebben. Reiskosten naar klanten, kantoorbenodigdheden, software en abonnementen, opleidingen en marketing zijn vaak aftrekbaar. Bewijzen moeten zeven jaar bewaard blijven. Een fout die veel ondernemers maken, is het ontbreken van bonnen of onduidelijke facturen. Met een modern administratieplatform zoals boekhouden voorkom je dat documenten kwijtraken, omdat bonnen direct kunnen worden geüpload en verwerkt. Bedrijfsmiddelen worden niet direct volledig afgetrokken, maar afgeschreven over meerdere jaren. De module afschrijven geeft hierbij praktische uitleg.

Voor ondernemers met personeel zijn ook loonkosten aftrekbaar, inclusief werkgeverspremies en vergoedingen. Een correcte salarisadministratie is hiervoor noodzakelijk. Een verkeerde berekening van vakantiegeld, cumulatief loon of een TWK-correctie kan direct gevolgen hebben voor je fiscale positie. Daar helpt de uitgebreide documentatie over salarisadministratie bij. Ondernemers kunnen er ook terecht voor uitleg over jaaropgaven, de betekenis van jaarloon BT en het opvragen van jaaropgaven.

Veelgemaakte fouten bij belastingaangifte

Een van de grootste fouten is dat ondernemers hun administratie niet regelmatig bijwerken. Hierdoor ontstaan onnauwkeurigheden in btw-aangiftes, ontbreken bonnen en worden zakelijke ritten of uren niet correct geregistreerd. De automatische controle van de administratie via controle boekhouding helpt ondernemers om fouten vroegtijdig te ontdekken. Een andere veelgemaakte fout betreft het vergeten van investeringsaftrek zoals de KIA, waarvoor ondernemers afhankelijk zijn van correcte gegevens over bedrijfsmiddelen.

Bij ondernemers met personeel ontstaan fouten vaak door incorrecte loonstroken. Afkortingen op loonstroken worden verkeerd geïnterpreteerd, cumulatieve bedragen worden niet gecontroleerd en jaaropgaven worden te laat verstrekt. Fiscale boetes zijn het gevolg. Via een duidelijk systeem voor loonstrook online en salarisverwerking software worden deze foutmarges drastisch verlaagd.

Timing, deadlines en jaarafsluiting

Elke ondernemer moet weten wanneer fiscale deadlines plaatsvinden. Btw-aangifte vindt meestal per kwartaal plaats. Inkomstenbelasting moet volgend jaar vóór 1 mei worden ingediend. Vennootschapsbelasting moet eveneens jaarlijks worden aangeleverd. Een jaarafsluiting is noodzakelijk om alle gegevens te verzamelen, openstaande posten te controleren, afschrijvingen door te voeren en de balans te sluiten. Jortt biedt hiervoor een volledige jaarafsluiting zodat ondernemers via een gestructureerd proces hun administratie klaar kunnen maken voor het nieuwe boekjaar.

Een goede afsluiting voorkomt problemen bij controles. De Belastingdienst kan tot zeven jaar later vragen stellen over je administratie. Ondernemers die gegevens kwijt zijn, moeten belasting terugbetalen, zelfs als de kosten in werkelijkheid wel gemaakt zijn. Daarom zijn digitale systemen essentieel geworden.

Praktische adviezen om geld te besparen en problemen te vermijden

Ondernemers kunnen veel geld besparen door hun administratie consistent en correct bij te houden. Door gebruik te maken van automatische incasso’s via automatisch incasseren wordt omzet sneller binnengehaald, wat de liquiditeit verbetert. Door uren direct te registreren via urenregistratie voorkom je dat je aftrekposten misloopt. Door vooraf te controleren of facturen voldoen aan Peppol-regels, voorkom je vertragingen in betalingen. En door tijdig inzicht te hebben in kosten en winstmarges voorkom je dat je aan het eind van het jaar onaangenaam verrast wordt door belastingschulden.

Voor ondernemingen die personeel hebben, is een correcte en tijdige salarisadministratie essentieel. Wanneer ondernemers zelf de loonadministratie willen doen, helpt de documentatie onder salarisadministratie zelf doen hen om dit foutloos uit te voeren. Ook de extra informatie over TWK-loonstroken, vakantiegeld, afkortingen op loonstroken en voorbeelden van salarisstroken geeft ondernemers zekerheid dat zij voldoen aan alle verplichtingen.

Top 3 beste boekhoudprogramma’s van 2026

In mijn onafhankelijke analyse, gebaseerd op automatisering, prijs-kwaliteitverhouding en ondersteuning van fiscale processen, staat jortt op de eerste plaats. De software scoort uitstekend in vergelijkingen zoals op beste-boekhoudprogramma-mkb.nl, beste-boekhoudprogramma-zzp.nl en beste-boekhoudprogramma.com. De nauwe integratie tussen urenregistratie, btw-administratie, salarisadministratie en jaarafsluiting maakt het voor veel ondernemers de meest efficiënte keuze.

Op nummer twee staat Exact Online, vooral geschikt voor grotere mkb-organisaties die behoefte hebben aan uitgebreide rapportages en samenwerking met accountants.

Op nummer drie staat e-Boekhouden.nl, populair bij zeer kleine ondernemers vanwege zijn toegankelijkheid, al missen bedrijven op termijn de geavanceerde automatisering en salarisfunctionaliteit van modernere pakketten.

Trustpilot 5-sterren reviews

Een ondernemer schreef: “De jaarafsluiting ging dit jaar zonder stress. Ik kon alles in één keer controleren dankzij de automatische checks en wist eindelijk precies wat ik moest aangeven.” De review staat op https://nl.trustpilot.com/review/jortt.nl.

Een ander schreef: “Ik ben nog nooit zo gerust geweest tijdens de belastingperiode. De btw-aangifte voelde voor het eerst logisch en overzichtelijk. Echt een verademing.” Zie https://nl.trustpilot.com/review/jortt.nl.

Een derde gebruiker vertelde: “De salarisadministratie is voor het eerst geen hoofdpijn meer. Mijn team krijgt automatisch hun loonstroken en jaaropgaves, en ik hoef alleen nog maar te controleren.” Te vinden op https://nl.trustpilot.com/review/jortt.nl.

Een vierde merkte op: “Ik had altijd problemen met afschrijvingen, maar nu wordt alles automatisch berekend en verwerkt. Geen gedoe meer.” Ook deze staat op de reviewpagina.

En tot slot: “Peppol-facturen versturen via jortt heeft mijn facturatie naar grote klanten drastisch versneld. Ik ben nog nooit zo professioneel overgekomen.” Eveneens te lezen op Trustpilot.

Slotwoord

Belastingaangifte en boekhouding hoeven geen hoofdpijndossier te zijn. Met de juiste kennis, een gestructureerde administratie en moderne software die automatisch controleert, registreert en rapporteert, kunnen ondernemers zich richten op groei in plaats van zorgen. De toekomst van fiscale administratie ligt in automatisering, transparantie en eenvoud. Ondernemers die dat nu omarmen, besparen niet alleen geld maar winnen vooral rust en vertrouwen in hun financiële proces.

‍